KOMUNIKASI BISNIS

PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Djoko Purwanto, M.B.A dalam bukunya Komunikasi Bisnis Edisi Ketiga mengemukakan bahwa Komunikasi Bisnis adalah Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapi tujuan tertentu.

Definisi Komunikasi Bisnis menurut Wikipedia bahasa Indonesia http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_bisnis menjelaskan bahwa Komunikasi Bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memeiliki tujuan tertentu yang disajikan personal maupun impersonal melalui symbol-simbol atau sinyal.

Referensi dari Rosenblatt, S. Bernard.Communication in Business. Prentice Hall, Inc. Engelwood Cliffs, NJ (1985)Definisi Komunikasi Bisnis menurut Katz (1994:4) yaitu Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil.

Definisi yang dikemukakan oleh Persing (1981:108) yaitu Komunikasi Bisnis adalah proses penyampaian arti melalui lambing - lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian dan Penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama memproduksi dan memasarkan barang-barang dan jasa guna memperoleh keuntungan.

Definisi Komunikasi Bisnis menurut Rosenbalt (1982:7) yaitu Komunikasi Bisnis adalah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau tanda, untuk mencapai tujuan- tujuan perusahaan.

“Business Communication are purposive interchange of ideas, opinions, information, instructions, and the like, presented personally or impersonally by symbols or signal as attain the goals of the organizations”

RUANG LINGKUP KOMUNIKASI BISNIS

Menurut Ruang Lingkupnya, komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1.      Komunikasi Internal

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkngan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.

Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu :

a.       Komunikasi vertical yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, dan sebagainya.

b.      Komunikasi horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi / kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar .

c.       Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertical

2.      Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut.

Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

a.       Eksposisi, pameran, promosi, dan sebagainya

b.      Konperensi pers

c.       Siaran televise, radio dan sebagainya

d.      Bakti social, pengabdian pada masyarakat dan sebagainya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.

                  

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI BISNIS

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

1.      Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain. Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience.

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :

a.       Berbicara dan Menulis

Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan

b.      Mendengarkan dan Membaca

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2.      Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:

ü  Menyediakan dan memberikan informasi

ü  Mangatur alur suatu percakapan

ü  Mengekspresikan emosi

ü  Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

ü  Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

ü  Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah

SYARAT KOMUNIKASI BISNIS EFEKTIF

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1.      Completeness (Lengkap) Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2.      Conciseness (Singkat) Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3.      Consideration (Pertimbangan) Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4.      Concreteness (konkrit) Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.

5.      Clarity (Kejelasan) Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memilik makna yang jelas.

6.      Courtessy (Kesopanan) Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikas ibisnis.

7.      Correctness (ketelitian) Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu : 1. Empati, 2. Pembicara yang sederajat, 3. Proyeksi atau menciptakan dampak. Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut : · Mempercepat Penyelesaian Masalah. · Memperkuat Pengambilan Keputusan. · Meningkatkan Profesionalisme. · Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder. · Meningkatkan Produktivitas. · Memperkuat hubungan Bisnis.

KOMUNIKASI BISNIS

PROSES & HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS

A.    Proses Komunikasi Bisnis

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1.      Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

2.      Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3.      Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

4.      Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

5.      Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

B.     HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

v  Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

v  Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.

Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

v  Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

1.      Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.

2.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .

Cara Menanggulanginya

1)      Belajar dan Berlatih

2)      Memperdalam hubungan kemanusiaan, yaitu mempelajari tentang etiket.

3)      Memahami sistem sosial

4)      Menggunakan media komunikasi yang tepat

5)        Menggunakan bahasa yang dipahami oleh komunikator dan komunikan

6)       Jarak fisik

UNSUR KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi meliputi 5 unsur, yakni :

1.      Komunikator = who [communicator, source, sender]

2.      Pesan = says what [message]

3.      Media = in which channel [channel, media]

4.      Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]

5.      Efek [effect, impact, influence]

Hal yang pertama dilakukan adalah memahami bentuk dasar komunikasi. Karena seorang komunikator yang baik harus memiliki beberapa alat komunikasi yang menunjang dalam menyampaikan suatu pesan. Seperti bagaimana cara menempatkan kata dalam suatu komunikasi sehingga memiliki arti dan bisa menarik minat dan simpati dari para pendengarnya dan mengajak peserta untuk ikut aktif dalam berkomunikasi seperti dalam kegiatan diskusi.

MEDIA KOMUNIKASI BISNIS

Media komunikasi adalah suatu alat yang digunakan untuk mempermudah dalam menyampaikan informasi dari seseorang kepada orang lain dengan maksud tertentu

–      Menurut Sifatnya

•       Media komunikasi audio

•       Media komunikasi visual

•       Media komunikasi audio visual

–      Menurut Sasarannya

•       Media komunikasi nirmassa

•       Media komunikasi massa

Media komunikasi adalah wadah atau sarana didalam bidang komunikasi. Media komunikasi juga suatu benda atau alat yang digunakan sebagai perantara untuk berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Media komunikasi sangat berperan dalam mempengaruhi perubahan masyarakat. Televisi dan radio adalah contoh menjadi paling sukses menjadi pendorong perubahan. Adanya macam-macam komunikasi antara lain :

1.      Media cetak

Media cetak adalah suatu alat yang digunakan sebagai perantara untuk menginformasikan suatu hal atau masalah kepada masyarakat dalam bentuk cetak. Contoh- contoh media cetak antara lain:

  Koran

  Majalah

  Pamflet

  Spanduk

Media cetak dapat berpengaruh besar bagi masyarakat, bisa berpengaruh positif maupun negatif.

Berpengaruh positif antara lain :

  Menambah pengetahuan atau wawasan

  Mengetahui dunia global

  Bisa mempelajari hal-hal yang belum diketahui

  Meningkatkan suatu karya

Berpengaruh negatif antara lain :

  Tidak semua umur bisa membaca media cetak (khususnya anak-anak karena di media cetak terdapat suatu kolom yang tidak pantad di baca jika belum cukup umur)

2.      Media elektronik

Media elektronik adalah suatu alat digunakan sebagai perantara untuk menginformasikan suatu hal atau masalah kepada masyarakat dalam bentuk elektronik. Media elektronik dapat berbentuk analog maupun digital.

Seperti media cetak , media elektronik banyak yang berpengaruh juga terhadap lingkungan. Berpengaruh positif antara lain :

  Lebih mudah mencari informasi

  Bisa di bawa kemana-man seperti Hp, note book

  Produkvitas karya

 Berpengaruh negatif antara lain :

  Menjadi malas karena instan

  Menggampangkan sesuatu hal