Flexible Budget & Overhead Analysis

   

Pengendalian dan Evaluasi Kinerja          

ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN

Anggaran (budget) adalah perencanaan keuangan perusahaan untuk masa yang akan datang. Anggaran memuat tujuan, tindakan untuk mencapai tujuan tersebut, jumlah penerimaan dan pengeluaran yang direncanakan terkait dengan tindakan-tindakan yang direncanakan.  Sebelum menyusun anggaran, maka perusahaan sudah memiliki tujuan dan strategi jangka pendek dan jangka  panjang.  Perusahaan memiliki anggaran secara menyeluruh yang disebut master budget (anggaran induk). Anggaran induk dibagi menjadi anggaran operasi dan anggaran keuangan.

            Anggaran operasi meliputi:

1.    Anggaran penjualan

2.    Anggaran produksi

3.    Anggaran pembelian bahan langsung

4.    Anggaran tenaga kerja langsung

5.    Anggaran overhead

6.    Anggaran beban penjualan dan administrasi

7.    Anggaran persediaan akhir barang jadi.

8.    Anggaran harga pokok penjualan.

Anggaran keuangan meliputi:

1.Anggaran kas

2.Anggaran neraca

3.Anggaran pengeluaran modal.

ANGGARAN SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN & EVALUASI KINERJA

Manajemen memanfaatkan anggaran sebagai alat pengendalian, yaitu dengan menganlisa perbandingan antara hasil aktual dengan yang direncanakan.  Perbandingan antara hasil aktual dengan tujuan yang direncanakan disajikan dalam bentuk budget report.   Budget report  membantu manajer untuk melakukan feedback terhadap operasi perusahaan. Dengan menganalisis budget report, manajer akan memahami penyebabnya dan selanjutnya akan melakukan tindakan koreksi atau memodifikasi rencana-rencana selanjutnya.

Top manajemen juga membutuhkan budget report dari setiap departemen di bawahnya secara periodik untuk digunakan sebagai laporan mengenai progres pencapaian tujuan setiap departemen. Beberapa jenis budget report dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel 7.1. Beberapa jenis budget report

Name of report	Frequency	Purpose	Primary Recipient(s)
1.  Penjualan 2.  Tenaga kerja 3.  Scrap 4.  Biaya overhead departemen 5.  Beban Penjualan 6.  Laporan laba rugi.	mingguan mingguan harian bulanan bulanan bulanan dan empat bulanan	Menetapkan apakah sasaran penjualan tercapai. Mengontrol biaya tenaga kerja langsung (TKL)dan tenaga kerja tidak langsung (TKTL) Menetapkan penggunaan material yang efisien. Mengontrol biaya overhead Mengontrol beban penjualan Menetapkan apakah pendapatan yang direncanakan dapat tercapai.	Top manajement dan  manajer penjualan Vice president produksi dan manajer produksi Manager produksi Manager departemen Manajer Penjualan Top management.

STATIC BUDGET  VS  FLEXIBLE BUDGET

Static Budget (anggaran statis) yaitu anggaran yang dibuat berdasarkan tingkat aktivitas yang sudah ditentukan. Sebagai contoh:

Tabel 7.2. Anggaran Biaya Produksi

Unit produksi	5.000
Biaya bahan langsung	1.400.000
Biaya TKL	1.250.000
Overhead:
Variabel :             Perlengkapan               TKTL                             Listrik dan air             Tetap:            Penyusutan            Asuransi            Sewa	400.000 500.000 250.000 160.000   30.000 100.000

Tingkat aktivitas yang direncanakan di atas adalah 5.000 unit. Jika unit produksi yang aktual adalah 5.000 unit, maka anggaran di atas layak digunakan untuk mengukut kinerja bagian produksi. Sebaliknya, jika unit yang terealisasi adalah kurang atau melebihi 5.000 unit maka perbedaan antara biaya aktual dengan aktual biaya tidak layak dipakai untuk mengukur keberhasilan kegiatan produksi.  Untuk lebih jelas Budget report produksi dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel 7.3 Laporan Kinerja (Budget Report)  Biaya Produksi

	Aktual	Anggaran	Varian
Unit Produksi	5.000	4.800	200      F
Biaya bahan langsung	Rp.  1.400.000	Rp. 1.340.000	60.000  U
Biaya TKL	1.250.000	1.200.000	50.000  U
Overhead:
Variabel :             Perlengkapan               TKTL                              Listrik dan air             Tetap:            Penyusutan            Asuransi            Sewa	400.000 490.000 250.000 160.000   30.000 100.000	384.000 480.000 240.000 160.000   30.000 100.000	16.000  U 10.000  U 10.000  U 0 0 0

Mengamati data biaya diatas, kinerja departemen produksi dinilai kurang karena menghasilkan U (unfavorable) sebesar Rp 146.000 (60.000 + 50.000 + 16.000 + 10.000 + 10.000). Tetapi penilaian ini kurang akurat karena dasar yang digunakan untuk mengevaluasi biaya-biaya tersebut adalah untuk tingkat kegiatan 4.800 unit produksi, sedangkan aktual produksi adalah 5.000 unit.

Flexible budget (anggaran fleksibel) adalah anggaran yang disusun berdasarkan rentang  aktivitas.   Ini didasari oleh kenyataan bahwa pada tingkat aktivitas yang berbeda akan menimbulkan biaya yang berbeda pula, khususnya pada biaya variabel. Adapun biaya tetap tidak akan berubah selama aktivitas berada pada rentang aktivitas yang sudah ditetapkan. Sebagai contoh dapat disajikan pada tabel 7.4.

Tabel. 7.4 Anggaran Biaya Produksi

Biaya Produksi	Biaya variabel per unit	Rentang aktivitas (unit)
		4.800	5.000	5.200
Variabel :             Biaya bahan langsung	280	1.344.000	1.400.000	1.456.000
Biaya TKL	250	1.200.000	1.250.000	1.300.000
Overhead variabel:
Perlengkapan   TKTL                                                       Listrik dan air    Overhead Tetap:            Penyusutan            Asuransi            Sewa	80 100  50 Rp.760	384.000 480.000 240.000      3.648.000 160.000   30.000 100.000 290.000 3.938.000	400.000 500.000 250.000 3.800.000 160.000   30.000    100.000 290.000 4.090.000	416.000 520.000 260.000 3.952.000 160.000   30.000    100.000 290.000 4.242.000

Sebagai alat pengendalian, anggaran fleksibel sangat berguna karena memungkinkan manajer untuk menghitung biaya yang harus dikeluarkan pada berbagai tingkat aktivitas.  Anggaran fleksible dapat membantu pengguna untuk menilai tingkat efisiensi manajer karena biaya aktual dan biaya yang direncanakan dibandingkan pada tingkat aktivitas yang sama.  Berikut ini dapat kita aplikasi anggaran fleksibel pada penyusunan laporan kinerja  (budget report):

Tabel 7.5. Laporan Kinerja (budget report) Biaya Produksi

	Aktual	Anggaran	Varian
Unit Produksi	5.000	5.000
Biaya bahan langsung	Rp.  1.400.000	Rp. 1.400.000	0
Biaya TKL	1.250.000	1.250.000	0
Overhead:
Variabel :             Perlengkapan                                 TKTL                              Listrik dan air             Tetap:            Penyusutan            Asuransi            Sewa	400.000 490.000 250.000 160.000   30.000 100.000	400.000 500.000 250.000 160.000   30.000 100.000	0 10.000  F 0 0 0 0

Berbeda dengan hasil evaluasi pada anggaran statis, anggaran fleksibel menunjukkan bahwa manajer telah sukses mengendalikan biaya produksi. Pada tingkat aktivitas 5.000 unit, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya TKTL sebesar Rp 10.000,-

The Measure of Activity

            Dalam menyusun flexible budget,  perlu ditetapkan activity base yang mempengaruhi overhead cost.  Dalam  lingkungan tradisional, perusahaan biasanya memilih unit produksi sebagai activity base dari overhead cost, tetapi beberapa perusahaan seringkali memilih selain dari unit produk (units of production) , seperti machine-hours (MH), atau direct labor-hours (DLH) untuk merencanakan dan mengendalikan overhead cost.  Sedikitnya ada tiga faktor penting dipertimbangkan untuk memilih activity base untuk overhead cost, yaitu:

1. Harus ada keterkaitan antara activity base dengan overhead cost.
2. Activity base tidak boleh diekspresikan dalam mata uang.
3. Activity base harus simple dan mudah dipahami.

Activity-Based Costing and Overhead Rates

Contoh penyusunan flexible budget berdasarkan ABC sebagai berikut:

Flexible budget

Activity Centre – Machine Setups

Cost Driver: Setups Completed

Overhead Costs	Cost formula (per setup)	Number of Setups
		1,500	2,000	2,500	3,000
Variable Costs: a). ........cost Fixed Costs: a). ........cost	$80	$120,000 $70,000	$160,000 $70,000	$200,000 $70,000	$240,000 $70,000
Total Overhead Costs		$190,000	$230,000	$270,000	$310,000

Cost Driver: Deliveries Received

Overhead Costs	Cost formula (per setup)	Number of Deliveries
		2,000	3,000	4,000	5,000
Variable Costs: a). ........cost Fixed Costs: a). ........cost	$40	$80,000 $30,000	$120,000 $30,000	$160,000 $30,000	$200,000 $30,000
Total Overhead Costs		$110,000	$150,000	$190,000	$230,000

Overhead Rates and Fixed Overhead Analysis

            Analisis fixed overhead berbeda dari analisis variable overhead karena karakter keduanya berbeda.  Analisis variable overhead cost sudah dibahas pada pokok bahasan sebelumnya.  Pembahasan selanjutnya adalah analisis fixed overhead cost.

Contoh data fixed overhead cost adalah:

Month	Fixed Overhead Cost (1)	Number of Units Produced (2)	Unit Cost (1) : (2)
January February March	$ 6,000 $ 6,000 $ 6,000	1,000 1,500 800	$6.00 $4.00 $7.50

Predetermined Overhead Rate

                Estimated total manufacturing overhead costs

----------------------------------------------------------------------------- = Predetermined

Estimated total units in the base (MH, DLH, dll) (denominator activity)             rate

Misal,   a). Budgeted fixed costs = $ 300,000

             b). Budgeted activity level 50,000 machine-hours

maka, predetermined rate untuk fixed overhead cost (fixed cost per machine-hour) adalah = $ 300,000 / 50,000 MH = $ 6 per MH.

Fixed Overhead Cost Variances

Budget Variance

Budget Var. =  Actual fixed overhead costs – flexible budget fixed overhead variance

Jika actual fixed overhead cost adalah:

            Depreciation                 $ 100,000

            Supervisory salaries        172,000

            Insurance                           36,000

           Total fixed costs            $  308,000

Jadi budget variance = $ 308,000 - $ 300,000 = Rp. 8,000 U

Volume Variance

Volume variance adalah ukuran mengenai penggunaan fasilitas pabrik.

                         Fixed portion of

Volume var. =  Predetermined   x (Denominator hours – Standard hours allowed)

                         Overhead rate

Jika standar hours allowed adalah 40,000 MH, maka volume variance adalah:

                       $ 6  per MH ( 50,000 MH – 40,000 MH) = $ 60,000 U

Latihan Kasus:

Viva cosmetics mengembangkan hand and body lotion baru. Pada awal tahun, Viva menganggarkan biaya manufaktur berikut berdasarkan produksi 100.000 botol. Adapun biaya-biaya produksinya sebagai berikut:

                     Bahan baku                             Rp 500.000

                     Tenaga Kerja Langsung        Rp 220.000

                     Overhead Variabel                  Rp 300.000

                     Overhead Tetap                       Rp 420.000

Permintaan produk ini di bawah harapan, sehingga pada akhir tahun produksi dikurangi menjadi 75.000 botol. Biaya aktualnya sebagai berikut:

                     Bahan baku                             Rp 400.000

                     Tenaga Kerja Langsung        Rp 180.000

                     Overhead Variabel                  Rp 265.000

                     Overhead Tetap                       Rp 400.000

Diminta:

1. Buatlah laporan kinerja yang membandingkan antara biaya aktual denga jumlah anggaran fleksibel untuk produksi aktual 75.000.
2. Buatlah anggaran fleksibel untuk tingkat aktivitas berikut: 50.000, 100.000, dan 150.000 botol hand & body lotion.