Business Process Reeingineering (BPR)

A.   Pengertian Business Process Reeingineering

    Menurut Hammer dan Champy (1994) menyatakan bahwa BPR adalah revisi secara fundamental dan pengukuran efektifitas secara kontemporer, misal pada harga jual, kualitas, pelayanan, dan kecepatan. Sebelumnya, Hammer dan Champy (1993) memberikan deskripsi singkat bahwa BPR adalah suatu usaha yang dilakukan oleh organisasi atau dalam hal ini perusahaan untuk memulai kembali bisnisnya. Memulai tentu saja dari langkah yang benar-benar awal. Seringkali banyak orang memiliki pemikiran bahwa BPR sama dengan melakukan improvisasi terhadap kinerja organisasi dan proses bisnis yang berjalan di perusahaan selama ini.

      Menurut Wikipedia Bahasa Indonesia, Business Process Reengineering (BPR, Rekayasa ulang proses bisnis) adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia. BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan. Pertanyaan dasar yang ditanyakan seperti "apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita berjalan beriringan dengan misi kita? Siapa pelanggan kita?".

   Sehingga dapat disimpulkan bahwa Business Process Reengineering (BPR) adalah proses pemikiran ulang secara mendasar dan perancangan secara radikal terhadap proses-proses bisnis untuk meningkatkan kinerja proses bisnis. Tujuan dari Business Process Reengineering adalah bagaimana membuat semua proses yang ada di organisasi atau perusahaan menjadi meningkat. Beberapa tujuan BPR menurut Andrews dan Stalick antara lain:

·         Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta mempertahankan produksi massal.

·         Meningkatkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing.

·         Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan.

·         Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui komunikasi, jaringan dan teknologi komputer.

·         Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik.

·         Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan serta menetapkan harga “value–driven” untuk pelanggan tanpa mengurangi profitabilitas.

·         Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan.

·         Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.

Peranan BPR:

• Menvalidasi informasi dari proses bisnis
• Menyeleksi bagian fungsi atau proses bisnis yang mana yang membutuhkan analisis lebih lanjut
• Mengidentifikasi alur dokumen yang datang dan ketidekefisienan proses bisnis yang sedang berlangsung
• Mengidentifikasi fungsi dan proses mana yang mempunyai performa bagus dan dipertahankan keeksistensiannya.
• Mengidentifikasi kesempatan yang bagus dan potensial untuk harmonisasi fungsi dan proses antara departemen.
• Mengidentifikasi kesempatan potensial dalam penerapan teknologi/servis yang akan digunakan pada masa yang akan datang
• Menyediakan dasar untuk mengukur dan memeriksa kondisi environment masa sekarang / mendesign ulang environment masa yang akan datang.

                  BPR terdiri dari tiga huruf yaitu B, P, dan R. B dalam BPR berfokus pada proses bisnis dimana dalam proses tersebut dapat menciptakan nilai bagi pelanggan. Dimana B dalam BPR ini mendefinisikan proses bisnis melalui mata pelanggan dari proses tersebut. Yang kedua adalah P. P dalam BPR adalah berfokus pada proses yang berjalan dimana akan menghasilkan suatu hasil yang diinginkan oleh perusahaan. Yang terakhir adalah R. R di BPR membawa asumsi implisit tentang sejauh mana peningkatan kinerja karena rekayasa ulang dan bagaimana rekayasa ulang dilakukan.

B.   Dampak BPR terhadap Kinerja Perusahaan

Dua pilar dari setiap organisasi adalah orang-orang dan proses. Jika individu termotivasi dan bekerja keras, namun proses bisnis adalah kegiatan rumit dan non-esensial tetap, kinerja organisasi akan menjadi miskin. Reengineering Proses Bisnis adalah kunci untuk mengubah cara orang bekerja. Apa yang tampaknya perubahan kecil dalam proses dapat memiliki efek dramatis pada arus kas, pelayanan dan kepuasan pelanggan. Bahkan tindakan mendokumentasikan proses bisnis sendiri biasanya akan meningkatkan efisiensi organisasi dengan 10%.

BPR merupakan alat yang sangat baik untuk digunakan dalam mendorong kecepatan proses operasi. Process mapping can reveal the constraints and bottlenecks in an operation. Proses pemetaan dapat mengungkapkan kendala dan hambatan dalam sebuah operasi.

Contoh Penerapan BPR dalam Perusahaan:

1. Kantor cabang AT & T Global Business Communications System merancang dari awal cara memproses pesanan para pelanggan, sehingga mengurangi waktu penyampaian dari 8-12 minggu menjadi beberapa hari, bahkan menggunakan 35% lebih sedikit karyawan dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.

2.  Pilkington Optronics mengurangi waktu tunggu produksinya sampai lebih dari 50%meningkatkan keandalan penyampaian kepada pelanggannya menjadi 97% dari sebelumnya 10% mengurangi nilai persediaan dan barang dalam proses sampai 70% menjadi 6,8 juta poundsterling dan meningkatkan penjualan per karyawan sampai 285%.

3.  Bisnis otomotif Lucas Industries memotong waktu tunggu produksi sampai mendekati 80% dan mengurangi waktu tunggu pengiriman pesanan sampai 70% menjadi 32 hari sebelum otomasi. Perusahaan ini berhasil menggandakan perputaran persediaannya mencapai peningkatan produktivitas sebesar 50% dan pengurangan biaya sebesar 25%. 

4.  Ford Company, Procter & Gamble adalah contoh perusahaan raksasa Amerika yang berhasil mengakomodasi BPR sehingga bangkit dari kelesuan yang mengancamnya. Di Indonesia, Telkom (sekalipun tak menuruti betul konsep BPR) juga berhasil mengadopsinya pada kepemimpinan Cacuk Sudaryanto.

Keuntungan Memakai BPR:

1.    Memberikan gambaran yang lebih jelas dari pernyataan, sehingga diidentifikasi daerah yang harus ditingkatkan kinerjanya.

2.    Dalam pembentukan peta personal yang terlibat akan paham masalah dari masing-masing aktivitas dan kontribusi yang dihasilkan.

Kerugian Memakai BPR:

1.    Diperlukan peta yang memberikan kemudahan dari pelaksana operasi, hal ini perlu diperhatikan bila pemetaan dilakukan oleh staf pusat atau konsultan.

2.    Keterpakuan pada peta proses, sehingga mengganggu keluwesan dari proses yang digunakan untuk proses yang unik.

C.   Implementasi BPR

Kebanyakan BPR dilakukan untuk mengembangkan bisnis yang sedang dijalankan oleh organisasi. Suatu organisasi melakukan BPR apabila organisasi tersebut dalam keadaan kritis, sudah melihat bahwa dalam jangka waktu tertentu akan kritis, ataupun bagi organisasi yang ingin melebihi kompetitornya. Oleh sebab itu, dalam BPR seringkali berorientasi pada kepuasan pelanggan terhadap layanan, harga jual, kecepatan pelayanan, dan perkembangan dari produk. Cross (1994) menyakan ada 6 kategori dalam mendesain suatu prinsip yang harus diimplementasikan apabila suatu organisasi ingin kegiatan BPR-nya dapat sukses:

·Kualitas pelayanan. Memperhatikan kualitas pelayanan juga berarti menyediakan petunjuk mengenai proses desain seperti yang diharapkan oleh konsumen.

·Alur kerja. Berhubungan dengan mengatur bagaimana alur proses dari kerja sebuah organisasi.

·Ruang kerja. Berpengaruh terhadap konsep ergonomis dan tata letak dari suatu budaya kerja di organisasi.

·Improvisasi yang kontinyu. Membantu dalam memastikan apakah proses tersebut bisa mandiri atau tidak.

·Tenaga kerja. Bagaimanapun juga, alur kerja yang sudah diatur tidak dapat dilakukan tanpa ada faktor manusia didalamnya.

·Teknologi Informasi. Membantu memastikan bahwa teknologi sebagai salah satu faktor yang bisa membantu menambah nilai (added value) dalam alur kerja (worflow).

Adapun beberapa contoh implementasi dari TI pada BPR seperti:

1.     Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat.

2.     Sistem ahli (expert systems) memungkinkan para generalis untuk melaksanakan tugas spesialis.

3.     Jaringan telekomunikasi (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.

4.     Perlengkapan pengambilan keputusan (decision-support tools), memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.

5.     Komunikasi data tanpa kabel (wireless data communication) dan komputer yang mudah dibawa (portable computer), memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent.

6.     Videodisk interaktif (interactive videodisk), untuk mendapatkan kontak langsung dengan pembeli potensial.

7.     Identifikasi otomatis dan pelacakang (automatic identification and tracking), memungkinkan sesuatu untuk melaporkan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan.

8.     Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing), memungkinkan perencanaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan.

D.   Prinsip-prinsip BPR

Business Process Reengineering (BPR) adalah analisis dan merancang ulang alur kerja dalam dan di antara perusahaan. Michael Hammer dan James Champy menyarankan tujuh prinsip-prinsip rekayasa ulang untuk mengeffisienkan proses kerja dan dengan demikian mencapai peningkatan kualitas, manajemen waktu, dan biaya:

1.    Mengatur terbentuknya hasil, bukan tugas.

2.    Identifikasi semua proses dalam organisasi dan memprioritaskan mereka dalam rangka mendesak mendesain ulang.

3.    Mengintegrasikan pengolahan informasi pekerjaan ke dalam pekerjaan nyata yang menghasilkan informasi.

4.    Perlakukan secara geografis sumber daya seolah-olah mereka terpusat.

5.    Link paralel kegiatan di alur kerja

6.    Letakkan titik keputusan dimana pekerjaan dilakukan, dan membangun kontrol ke dalam proses.

7.    Menangkap informasi sekali dan pada sumbernya.