PENULISAN SURAT SECARA UMUM

A.  SURAT BISNIS

Menurut pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa departemen Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dna berlaku untuk berbagai kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan rapat, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, surat keputusan dan lain-lain.

Surat bisnis adalah sureat yang digunakan oleh orang-orang atau badan usaha, dengan tujuan mencari keuntungan. Fungsi surat ini sebagai salah satu sara perhubungan dapat mencerminkan mutu dan watak penulis, dan dalam dunia perusahaan dapat merupakan trade mark bagi nama perusahaan yang diwakilinya. Berarti maju mundurnya perusahaan tergantung pada penyelenggara surat tersebut

B.   Fungsi Surat

Fungsi utama surat (Finoza, 1991) adalah sebagai alat komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi sebagai:

1.     Tanda bukti tertulis

2.    Alat pengingat

3.    Pedoman untuk bertindak

4.    Keterangan keamanan

5.    Duta/wakil organisasi

6.    Dokumen historis dari suatu kegiatan

  

C.   Kriteria Surat Yang Baik

Adapun ciri  umum surat yang baik adalah :

1.     Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan akan tertulis

2.    Menggunakan bentuk surat yang standar

3.    Menggunakan bahasa yang baku

4.    Menggunakan gaya bahasa yang lugas

5.    Menggunakan bahasa yang jelas

6.    Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat

7.    Menyajikan fakta yang benar dan lengkap

8.    Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat penyurat

9.    Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat

Disamping kesembilan aspek teknis diatas, agar menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memnuhi sejumlah persyaratan lagi yaitu:

1.     Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum

2.    Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik

3.    Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis

4.    Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat

D.  Bagian-Bagian Surat

Bentuk dan ukuran (format) surat berbeda satu sama lain disebabkan penempatan (peletakan) bagian-bagian surat itu (parts of letter). Bagian surat itu adalah sebagai berikut:

1.     Kepala atau kop surat

2.    Nomor surat

3.    Tanggal

4.    Alamat

5.    Salam pembuka

6.    Hal

7.    Isi surat

8.    Salam penutup

9.    Tanda tangan

10. Nama penandatangan

11.  Inisial

12. Lampiran

13. Tembusan

E.   Bentuk Surat Bisnis

Adapun bentuk-benntuk surat bisnis yaitu:

1.     Surat resmi

a.    Bentuk resmi Indonesia lama

b.    Bentuk resmi Indonesia baru

2.    Surat bentuk lurus

a.    Lurus

b.    Lurus penuh

3.    Surat bentuk bertekuk

a.    Bertekuk

b.    Paragraph menggantung

F.   Jenis Surat Bisnis

1.     Surat permintaan

2.    Surat penawaran

3.    Surat pemesanan atau pembelian

4.    Surat pengantar pengiriman barang

5.    Surat keluhab/pengaduan

6.    Surat tuntutan/klaim

G.  Bahasa Surat

1.     Bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak member peluang untuk ditafsir secara berbeda

2.    Bahasa yang lugas adalah bahasa yang sederhana, langsung pada permasalahn.

3.    Bahasa umum adalah bahasa remi yang memasyarakat. Bahasa yang diaphami oleh seluruh lapisan masyarakat