MANAJEMEN

1.1. Manajemen

A. Pengertian Manajemen

llmu manajemen dapat diterapkan dalam semua organisasi manusia, seperti perusahaan, pemerintah, pendidikan, sosial, keagamaan, dan lain-lainnya. Sehingga dapat disimpulkan, bila seorarng manajer mempunyai pengetahuan dasar manajemen dan mengetahui cara menerapkan pada situasi yang ada, dia akan dapat melakukan fungsifungsi manajerial dengan efisien dan efektif. Seorang manajer tentu saja harus cukup fleksibel untuk menyesuaikan diri dengan situasi baru dan perubahan lingkungan. Seorang manajer adalah seseorang yang mengkoordinasikan dan mengawasi pekerjaan oranglain sehingga tujuan organisasi dapat dicapai (Robbins dan Coulter, 2012:5).

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen :

• Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.
• Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.
• Untuk mencapai efisensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Tidak ada definisi manajemen yang telah diterima secara universal. Mary Parker Follett mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, atau berarti dengan tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri.

Stoner memandang manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dari definisi diatas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses, bukan seni. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau ketrampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan.

B. Piramida Manajemen

Manajemen perusahaan dapat dibagi menjadi tiga tingkatan, yaitu manajemen puncak, madya, dan manajemen tingkat pertama. Tingkatan ini membentuk suatu piramida manajemen atau hierarki, seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Piramida manajemen adalah struktur tradisional yang dapat ditemui di sebagian besar organisasi. Para manajer di setiap tingkat piramida melaksanakan aktivitas yang berbeda. Tingkat tertinggi dari suatu piramida manajemen adalah manajemen puncak (top management). Manajer puncak meliputi posisi, seperti chief executive officer (CEO), chief operating officer (COO), dan executive vice president (EVP). 

Para manajer puncak menghabiskan sebagian besar waktunya untuk membuat perencanaan jangka panjang. Mereka membuat keputusan seperti perlukah memperkenalkan produk baru, membeli perusahaan lain, atau memasuki pasar geografis baru. Mereka juga mengembangkan rencana strategis yang mengarahkan implementasi keputusan yang telah dibuat. Sebagai pemimpin, manajer puncak bertanggung jawab untuk menciptakan visi organisasi dan membentuk budaya organisasi. Sebagian besar waktu mereka juga dihabiskan untuk aktivitas di luar perusahaan seperti berurusan dengan pemerintah dan masyarakat.

Tingkat manajemen kedua, yaitu manajemen madya (middle management), mencakup berbagai posisi seperti manajer umum (general manajer), manajer pabrik (plant manager), manajer divisi (division manager), dan manajer cabang (branch manager). Fokus perhatian dari manajer madya terletak pada operasi khusus perusahaan. Mereka bertanggung jawab atas pengembangan rencana dan prosedur yang terinci untuk melaksanakan rencanastrategis yang telah digariskan oleh manajer puncak. 

Manajemen tingkat pertama (supervisory management), mencakup posisi seperti supervisor, manajer lini (line manager), dan pemimpin kelompok (group leader). Para manajer tersebut bertanggung jawab langsung atas pembebanan tugas tertentu kepada karyawan non-manajerial dan mengevaluasi kinerja mereka setiap hari. Para manajer di tingkat ini melakukan kontak langsung dengan para karyawan yang membuat barang dan jasa perusahaan. Mereka bertanggung jawab atas implementasi rencana yang dikembangkan oleh manajemen madya. Mereka melakukan pekerjaan ini dengan memberikan bantuan teknis kepada para pekerja dan memotivasinya untuk melaksanakan sasaran harian, mingguan, dan bulanan.

C. Keahlian yang Dibutuhkan Untuk Mencapai Keberhasilan Manajerial

Para manajer di setiap tingkat piramida manajemen harus memiliki tiga dasar keahlian, yaitu teknis, human, dan keahlian konseptual. Semua manajer harusmemiliki keahlian tersebut dalam proporsi tertentu,meskipun bobot setiap jenis keahlian berbeda di masing-masing tingkatan manajemen. Gambar 2. mengilustrasikan keahlian konseptual, teknis, dan human untukmanajer puncak, madya, dan tingkat pertama. Keahlian teknis (technical skill) merupakan kemampuan manajer untuk memahami dan menggunakan teknik, pengetahuan, serta peralatan dan alat bantu dari departemen atau disiplin khusus. Keahlian teknis sangat diperlukan oleh manajer tingkat pertama, karena mereka seringkali berhubungan dengan karyawan produksi yang mengoperasikan mesin, dengan wiraniaga yang harus menjelaskan rincian teknis dari produk perusahaan, atau dengan programmer komputer yang bekerja menyelesaikan pengembangan software yang rumit. 

Keahlian yang berhubungan dengan manusia (human skill) merupakan kemampuan antarpribadi yang memungkinkan seorang manajer bekerja secara efektif dengan dan melalui orang lain. Keahlian tersebut mencakup kemampuan berkomunikasi, memotivasi, dan memimpin karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang dibebankan. Secara lebih umum, para manajer membutuhkan human skill untuk berinteraksi dengan orang lain baik di dalam maupun di luar organisasi. Globalisai dan beragamnya tempat kerja telah meningkatkan pentingnya human skill, karena manajer perlu berhubungan dengan berbagai kalangan yang memiliki latar belakang dan budaya berbeda. Dengan demikian, meningkatnya penekanan pada human skill, banyak perusahaan memberikan pelatihan di berbagai bidang seperti keanekaragaman budaya, komunikasi, dan penyelesaian konflik.

Keahlian konseptual (conceptual skill) menentukan kemampuan seorang manajer untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang utuh dan memahami bagaimana setiap bagian dari keseluruhan organisasi berinteraksi dengan bagian lainnya. Dengan keahlian tersebut serta dengan memperoleh, menganalisis dan mengintepretasikan informasi, manajer dapat melihat gambaran lengkap mengenai organisasi. Keahlian konseptual sangat penting bagi manajer puncak, karena harus mengembangkan rencana jangka panjang untuk mengarahkan masa depan perusahaan.

D. Pengambilan Keputusan

Manajer menerapkan keahlian manajemen konseptual, hubungan dengan manusia, teknis dan manajemen waktu dalam perannya sebagai pengambil keputusan. Manajer mengambil keputusan setiap hari. Pengambilan keputusan (decision making) merupakan proses pengakuan atas suatu masalah atau peluang dan kemudian mencarikan solusinya. Jenis keputusan yang dibuat oleh manajer dapat diklasifikasikan sebagai keputusan terprogram dan tidak terprogram (programmed and nonprogrammed decision).

Keputusan terprogram melibatkan masalah yang sederhana, umum, dan seringkali terjadi dimana solusi atas masalah tersebut telah ditentukan. Sedangkan keputusan tidak terprogram melibatkan masalah atau peluang yang kompleks dan unik yang menimbulkan kosekuensi penting bagi perusahaan. Dalam pengertian yang lebih sempit, pengambilan keputusan juga melibatkan pemilihan di antara dua atau lebih alternatif; di mana alternatif yang dipilih merupakan keputusan. Dalam pengertian yang lebih luas, pengambilan keputusan mencakup proses langkah demi langkah sistematis yang membantu para manajer membuat keputusan yang efektif. Proses tersebut dimulai ketika seseorang mengenali suatu masalah atau mendapatkan peluang; yang kemudian ditindaklanjuti dengan mengembangkan serangkaian tindakan potensial, mengevaluasi alternatif, memilih serta mengimplementasikan salah satu alternatif, dan menilai hasil keputusan yang diambil. Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan digambarkan pada Gambar 3. Pendekatan sistematis ini dapat digunakan untuk semua keputusan, baik keputusan terprogram maupun tidak terprogram.

Manajer dapat mengikuti langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan ini sebagai cara yang rasional untuk mengurangi risiko yang berkaitan dengan hasil keputusan. Namun, membuat keputusan yang baik bukanlah hal mudah, sebab hal ini melibatkan berbagai risiko yang bisa mempengaruhi kegagalan atau keberhasilan perusahaan.

E. Fungsi Manajemen

Proses atau fungsi manajemen terdiri dari kegiatan-kegiatan manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Perencanaan berarti bahwa para manajer memikirkan kegiatan-kegiatan mereka sebelum dilaksanakan. Berbagai kegiatan ini biasanya didasarkan pada berbagai metode, rencana atau logika, bukan hanya atas dasar dugaan atau firasat. Pengorganisasian berarti bahwa para manajer mengkoordinasikan sumber daya-sumber daya manusia dan material organisasi. Kekuatan suatu organisasi terletak pada kemampuannya untuk menyusun berbagai sumber dayanya dalam mencapai suatu tujuan. Semakin terkoordinasi dan terintegrasi kerja organisasi, semakin efektif pencapaian tujuan-tujuan organisasi. 

Pengkoordinasian merupakan bagian vital pekerjaan manajer. Selanjutnya, pengarahan berarti bahwa para manajer mengarahkan, memimpin dan mempengaruhi para bawahan. Manajer tidak melakukan semua kegiatan sendiri, tetapi menyelesaikan tugas-tugas esensial melalui orang-orang lain. Mereka juga tidak sekedar memberikan perintah, tetapi menciptakan iklim yang dapat membantu para bawahan melakukan pekerjaan dengan cara yang paling baik. Pengawasan berarti para manajer berupaya untuk menjamin bahwa organisasi bergerak ke arah tujuan-tujuannya. Bila beberapa bagian organisasi ada pada jalur yang salah, manajer harus membetulkannya. Fungsi Manajemen Menurut Robbins dan Coulter(2012:9) adalah sebagai berikut :

1. Planning. Fungsi manajemen yang meliputi penentuan tujuan, perancangan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan pengembangan rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan aktivitas.
2. Organizing. Fungsi manajemen yang meliputi penyusunan dan penataan kerja dalam mencapai tujuan organisasi. 
3. Leading. Fungsi manajemen yang meliputi memotivasidan tindakan lainnya yang melibatkan manusia untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Controlling. Fungsi manajemen yang meliputi monitoring, membandingkan, dan memperbaiki kinerja.

F. Struktur Organisasi

Fungsi manajemen dalam hal pengorganisasian (organizing) merupakan proses menggabungkan berbagai sumber daya manusia dan bahan melalui struktur formaldari tugas dan kewenangan. Hal yang terlibat di siniadalah pengaturan kerja, pembagian tugas di antarapara karyawan, dan mengkoordinir mereka untuk memastikan implementasi rencana dan pencapaian tujuan.

Hasil dari proses pengorganisasian adalah sebuah organisasi (organization), yang dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Sebuah organisasi memiliki tiga unsur kunci, yaitu interaksi antarmanusia, aktivitas yang bertujuan, dan struktur. Proses pengorganisasian akan menghasilkan struktur yang memperbolehkan interaksi antarindividu dan departemen yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran perusahaan.

Beberapa langkah yang tercakup dalam proses pengorganisasian ditunjukkan pada Gambar 4. Para manajer pertama-tama harus menentukan aktivitas tertentu yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana dan mencapai sasaran. Kemudian mereka menggabungkan aktivitas tersebut ke dalam struktur yang logis. Selanjutnva, menugaskan pekerjaan kepada karyawan tertentu dan memberikan sumber daya yang diperlukanuntuk menyelesaikannya. Para manajer harus mengkoordinasikan hasil kerja dari kelompok dan karyawanyang berheda. Akhirnya, mereka harus mengevaluasihasil dari proses pengorganisasian untuk memastikankemajuan yang efektif dan efisien terhadap tujuan yang direncanakan. Evaluasi seringkali membawa perubahan dalam hal cara mengelola pekerjaan.

G. Jenis Struktur Organisasi

Saat ini terdapat empat jenis utama organisasi yang diklasifikasikan menurut sifat hubungan kewenangan internal. Empat jenis tersebut adalah struktur lini (line), lini dan staf (line and staft), komite (commitee), dan matriks (matrix). Pada kenyataannya, sebagian besar organisasi kontemporer menggabungkan unsur-unsur dari satu atau lebih struktur tersebut.

1) Organisasi Lini

Organisasi lini (line organization), yang merupakan struktur organisasi tertua dan paling sederhana, menetapkan aliran kewenangan langsung dari eksekutif puncak kepada para bawahannya. Organisasi lini menegaskan rantai komando (chain of command) yang jelas dan sederhana, yaitu hubungan yang menunjukkan siapa yang memberi perintah dan kepada siapa harus melaporkan pekerjaan yang telah dilakukan. 

Pengaturan ini mencegah terjadinya penghindaran tanggung jawab. Keputusan dapat dibuat dengan cepat karena manajer memiliki kewenangan untuk memonitor pekerjaan para bawahan. Namun, organisasi lini memiliki kelemahan tersendiri. Setiap manajer harus menerima tanggung jawab secara lengkap atas sejumlah aktivitas dan mungkin tidak memiliki keahlian dalam setiap hal. Kelemahan tersebut terlihat nyata di perusahaan skala menengah dan besar, di mana struktur lini murni gagal mengambil manfaat dari spesialisasi khusus yang dimiliki para karyawan yang merupakan hal penting bagi organisasi modern. Beban para manajer menjadi terlalu berat dengan pekerjaan administratif dan dokumentasi, sehingga hanya memiliki waktu sedikit untuk menjalankan fungsi perencanaan. Jadi, organisasi lini merupakan model yang cocok untuk organisasi kecil. Salon, toko makanan, dan firma hukum kecil dapat beroperasi secara efektif dengan struktur lini sederhana. Namun, hal ini tidak cocok untuk perusahaan besar.

2) Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf (line-and-staff organization) menggabungkan arus langsung kewenangan dari sebuah organisasi lini dengan departemen staf yang melayani,memberi saran, dan mendukung departemen lini. Departemen lini berpartisipasi secara langsung dalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi operasi inti organisasi. Departemen staf memberikan dukungan teknis khusus. Contoh departemen staf mencakup hubungan perburuhan, konsultasi hukum, riset dan pengembangan, akuntansi, perpajakan, dan teknologi informasi. Manajer lini dan manajer staf sangat berbeda dalam hal hubungan kewenangan. Seorang manajer lini membentuk bagian dari garis kewenangan utama yang mengalir di seluruh organisasi. 

Manajer lini juga berinteraksi secara langsung dengan fungsi produksi, keuangan, atau pemasaran-fungsi-fungsi tersebut diperlukan untuk menghasilkan dan memasarkan produk serta jasa. Seorang manajer staf memberikan informasi, saran, atau bantuan teknis untuk membantu manajer lini. Para manajer staf tidak memiliki kewenangan untuk memberikan perintah di luar departemen mereka atau memaksa para manajer lini untuk bertindak. Organisasi lini dan staf banyak dijumpai di organisasi menengah dan besar. Struktur organisasi ini bisa diandalkan karena menggabungkan kemampuan organisasi lini untuk pengambilan keputusan dengan cepatdan memiliki komunikasi langsung dengan para ahli atau spesialis.

3) Organisasi Komite

Organisasi komite (committee organization) merupakan struktur yang menempatkan kewenangan dan tanggung jawab secara bersama di tangan kelompok individu, bukan di tangan seorang manajer. Model ini merupakan bagian dari struktur lini dan staf reguler. Beberapa perusahaan mengimplementasikan konsep komitedi mana dua atau lebih eksekutif secara bersama-sama melaksanakan tugas seorang CEO,dan tidak membebankan tugas tersebut kepundak individu tertentu. Contoh di salah satu perusahaan,Corporate Executive Committee terdiri daridelapan manajemen puncak termasuk Chief Executive Officer, Chief Financial Officer,Chief Operating Officer, dan Senior Vice President yang membawahi operasional, informasi, sumber daya manusia, dan pengembangan bisnis serta hubungan investor. 

Komite ini juga bekerja di bidang lain seperti pengembangan produk baru. Komite untuk pengembangan produk baru mungkin terdiri dari para manajer divisi, seperti akuntansi, rekayasa, keuangan, manufaktur, pemasaran, dan riset. Dengan menggabungkan perwakilan dari semua divisi yang terlibat dalam perencanaan dan pemasaran produk, komite tersebut biasanya bisa memperbaiki perencanaan dan moral karyawan karena keputusan yang diambil akan mencerminkan pertimbangan atau masukan dari divisi yang berbeda. Namun, komite cenderung bertindak lambat serta konservatif,

dan mereka seringkali membuat keputusan dengan melakukan kompromi untuk mencegah timbulnya konflik karena perbedaan kepentingan, dan bukan didasarkan atas alternatif terbaik.

4) Organisasi Matriks

Beberapa organisasi yang sedang berkembang menerapkan struktur matriks atau manajemen proyek (matrix, or project management, structure). Struktur ini menghubungkan para karyawan divisi yang berbeda dalam organisasi untuk bekerja sama menyelesaikan proyek tertentu. Seperti struktur komite, struktur matriks merupakan bagian dari struktur lini dan staf. Untuk proyek tertentu, manajer proyek membentuk kelompok karyawan dari bidang fungsional yang berbeda. Para karyawan ini memiliki ikatan dalam struktur lini dan staf dan juga merupakan anggota tim proyek. Setelah proyek selesai, para karyawan kembali ke pekerjaannya semula.

Dalam struktur matriks, setiap karyawan melapor kepada dua manajer-manajer lini dan manajer proyek. Karyawan yang terpilih untuk menyelesaikan proyek khusus, seperti pengembangan produk baru, akan menerima instruksi dari seorang manajer proyek (kewenangan horizontal), tetapi mereka tetap sebagai karyawan di departemen fungsional mereka (kewenangan vertikal). Istilah matriks digunakan karena terjadinya persilangan kewenangan antara garis horizontal dan vertikal.

Struktur matriks merupakan desain organisasi yang marak digunakan oleh perusahaan multinasional dan berteknologi tinggi serta oleh rumah sakit, perusahaan konsultan, dan perusahaan bidang angkasa luar.Manfaat utama struktur matriks adalah adanya fleksibilitas untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan dan kemampuan untuk memfokuskan sumber daya pada saat terjadinya masalah utama atau pengembangan produk baru. Di samping itu, strukturini juga memberikan kesempatan kepada para karyawan untuk menunjukkan kreativitas dan inisiatif, yang tidak ditemui di pekerjaan reguler mereka. Namun, menyatukan keahlian para ahli dari berbagai departemen menjadi tim yang solid merupakan tantangan tersendiri. Kelemahan lainnya adalah karyawan bisa menjadi bingung karena harus melapor pada dua atasan.