SISTEM PENGENDALAIAN INTERN

Standar pengerjaan lapangan yang kedua menyebutkan: pemahaman memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan.

IAI mendefinisikan SPI sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didisain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini;

a. Keandalan pelaporan keuangan

b. Efektifitas dan efisiensi operasi dan

c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengendalian intern terdiri dari 5 komponen:

Lingkungan Pengendalian. Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur lingkungan pengendalian mencakup: integritas dan nili etika, komitmen terhadap kompetensi, partisipasi dewan komisaris atau komite audit, struktur organisasi, pemberian wewenang dan tanggung jawab, dan kebijakan dan praktek SDM

Penaksiran Resiko. Identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relefan unutk mncapai tujuannya, membentuk suatu dasar unutuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. Resiko dapt timbul/berubah karena keadaan berikut: perubahan dalam lingkungan operasi; personel bru; system informasi yang baru/yang diperbaiki; teknologi baru; lini produk, produk atau aktivitas baru; restrukturisasi korporasi; operasi luar negeri; standar akuntansi baru.

Aktivitas Pengendalian. Kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menangulangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan. Umumya aktivitas pengendalian berkaitan dengan:  Review terhadap kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik, dan pemisahan tugas.

Informasi dan Komunikasi. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang di bangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melapokan transaksi entitas. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tantang sistem informasi yang relefan dengan pelaporan keuangan untuk memahami:

• Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi LK
• Bagaimana transaksi tersebut dimulai
• Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam LK yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi.
• Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukan kedalam LK termasuk alat elektronik yang digunakan untuk mengirim, memproses, memelihara dan mengakses informasi

Pemantauan. Proses penentuan kualitas kinrja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas L/K dapat digolongkan kedalam berbagai kelompok . salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut:

Pengendalian Pengolahan Informasi

Banyak perusahaan sekarang menggunakan komponen untuk pengolahan infomasi umum dan terutama informasi akuntansi . pengendalian pengolahan informasi dibagi menjadi dua:

1. Pengendalian Umum. Organisasi pusat pengelolaan data , prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan system dan pengoprasian fasilitas pengolahan data.
2. Pengendalain aplikasi. Dirancang untuk memenuhi persyaratan pengendalian khusus setiap aplikasi. Tujuan pengendalian aplikasi:

·         Menjamin bahwa semua transaksi yang telah ditorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap

·         Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti

·         Menjamin bahwa pengelolaan transaksi benar dan sesuai dengan keadaan

·         Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan

·         Menjamin bahwa aplikasi dapat terus berfungsi

·         Pengendalian aplikasi terhadap pengolahan transaksi tertentu dikelompokan menjadi:

a.       Prosedur otorisasi yang memadai

b.      Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup

3. Pengecekan secara independent
4. Pemisahaan fungsi yang memadai

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tugas didalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

• Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi
• Pemisahan fungsi otorissi transaksi dan fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan
• Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi organisasi

 Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebanan kepada seseorang

Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan

Cara yang paling baik dalam pelindungan kekayaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik . perlindungan fisik juga diperlukan untuk catatan dan dokumen. Penggunaan alat mekanik dapat juga digunakan untuk menambah jaminan bahwa informasi akuntansi dicatat secara teliti dan tepat waktu

Review Atas kinerja

1. Laporan yang meringkas rincian jumlah tercantum dalam akun buku pembantu , seperti daftar umm piutang usaha , laporan penjualan menurut daerah pemasaran , wiraniaga, produk dan costumer.
2. Kinerja sesungguhnya dibandigkan dengan jumlah menurut anggaran , perkiraan , atau jumlah tahun lalu.
3. Hubungan antara serangkaian data, seperti data keuangan dengan data non keuangan.

Mengapa auditor perlu memperoleh pemahaman tentang SPI klien "xxxx"?

• Kemungkinan dapat atau tidaknya audit dilaksanakan
• Salah menyajikan material yang potensial dapat terjadi
• Resiko deteksi
• Perancangan pengujian substantive.

Dokumen informasi tentang SPI yang berlaku:

• Kuesioner pengendalian intern baku
• Uraian tertentu
• Bagan alir system

Audit intern:

• Fungsinya hanya terdapat dalam perusahaan yang relative besar.
• Fungsi audit intern merupakan kegiatan penilaian yang bebas , yang terdapat dalam organisasi, yang dilakukan dengan cara memerikasa akuntansi , keuangan , dan kegiatan lain.
• Tugas fungsi audit intern adalah menyelidiki dan menilai pengendalian intern dan efesiensi pelaksanaan fungsi berbagai unit organisasi.

Untuk mencapai hal diatas audit intern melaksanakan kegiatan-kegiatan berikut ini:

• Pemeriksaan dan penilaian terhadap efektifitas pengendalaian intern dan mendorong penggunaan pengendalian intern yang efektif dengan biaya minimum.
• Menentukan sampai seberapajauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak dipatuhi
• Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian.

Program Pemeriksaan Kas

• Kas Kecil,
• Harus sesuai dengan kasus dan siapkan kertas kerja ,
• Langkah perhitungan secara mendadak terhadap semua dana kas pada hari kerja pertama tahun buku 20XX dengan disaksikan oleh kasir. Buatkan berita acara perhitungannya dan minta tandatagnagn kasir yang bersangkutan . (perhatikan bahwa sebelum perhitungan dilakukan , semua dana kas harus berada di bawah pengawasan anda.),
• Bandingkan hasil perhitungan dengan saldo buku besarnya . yakni suat perbedaan yang timbul telah diselesaikan dengan memuaskan.
• Siapkan daftar rincian bukti kas yang belum reimbursed (diisi kembali, yakin approval dan ketepatan pembebanannya).

Program Pemeriksaan Bank

• Kirim permintan konfirmasi positif bank per 31 desember 20xx dan cut off rekening Koran bank minggu pertama bulan januari 20xx kepada bank yang bersangkutan.
• Dapatkan rekonsiliasi bank per 31 desember 20xx dari klien dan lakukan prosedur-prosedur berikut:
• Periksa kecermatan penjumlahannya
• Telusuri saldo per klien ke buku besar yang bersangkutan
• Bandingkan saldo per bank dengan rekening Koran bank-nya dan jawaban konfirmasi bank
• Telusuri undeposit collections ke rekening Koran cut off dan jurnal penerimaan kas bulan desember 20xx
• Telusuri cek yang masih beredar (outstanding checks) ke rekening Koran cut off dan jurnal pengeluaran bulan desember 20xx.
• Periksa reconciling items lainnya ( jasa giro , bunga materai, buku ceck, koreksi kesalahan bank dan sebagainya , jika ada) dengan menggungakan dokumen pendukungnya.
• Telusuri cek yang dibayarkan oleh bank dalam 3 hari sebelum dan sesudah tanggal neraca ke jurnal pengeluaran kas , dan yakini bahwa cek tersebut telah dicatat dalam periode yang benar.
• Review semua nota debit yang muncul dalam rekenig koran cut off dan tentukan pengaruhnya terhadap saldo akhir tahun.