MENGEMBANGKAN KETERAMPILAN BERNEGOSIASI

PENDAHULUAN 

Negosiasi  adalah   sebuah  proses  usaha  untuk  menemukan  kesepakatan  di  antara  dua pihak  atau  lebih  yang  memiliki  perbedaan  pandangan  atau  harapan  tentang  masalah tertentu. Beberapa  orang  menghindari  negosiasi  karena mengasosiasikan-nya  dengan konflik,  rasa  tidak  enak,  dan  keharusan  untuk  berkorban. Tapi  negosiasi  yang  baik dapat  menemukan  kesetimbangan  antara  tujuan  masing-masing  pihak  untuk menciptakan hasil  yang sama-sama menguntungkan.

Langkah-langkah dalam bernegoasiasi: 

1.  Memahami Ragam Negosiasi

Negosiasi kompetitif

Negosiasi  kompetitif  seringkali  memiliki  suasana  yang  tidak  ramah  dan masing-masing  pihak  berusaha  habis-habisan  untuk  mendapatkan  tawaran terbaik bagi  dirinya  sendiri,  tujuan  pihak  kedua  cenderung  tidak sampai  pada kesetaraan. Lebih baik hindari jenis negosiasi ini apabila mungkin.

Negosiasi kooperatif

Banyak  orang  melihat  negosiasi  sebagai  medan  pertempuran  di  mana  pihak yang  lebih  kuat  mengalahkan  yang  lebih  lemah,  dimana  muncul  pemenang dan  pecundang. Dalam  negosiasi  kooperatif  konflik  dapat  diminimalkan  dan seluruh  gagasan bertujuan  mencap ai  solusi  di  mana  orang  mendapatkan manfaat. Pendekatan  ini  cenderung  memberikan  hasil  terbaik, utamanya karena  terjadi  komunikasi  yang  jauh  lebih  baik  di  antara  semua  pihak  yang terlibat. Sebagai  pembukaannya  adalah pengumpulan  sebanyak  mungkin informasi  di  samping  juga  pengungkapan  informasi  sehin gga  solusi  bisa dibuat  dan bisa  diterika  kedua  pihak  (Mempertimbangkan  sejumlah  alternatif bagi tiap permasalahan/fleksibel).

2.  Siapkan Diri Anda

Sama  halnya  dengan  situasi-situasi  bisnis  lainnya,  persiap an  yang  baik  akan membantu Anda mengurangi stres.  Jangan And a kira waktu  persiapan itu sia-sia.   Mulailah  dengan menggarap tujuan-tujuan  Anda,  dan  pastikan tujuan itu spesifik, bisa dicapai dan diukur. Pastikan  harapan  Anda  realitis  dan  hasilnya  mudah  diperoleh.  Sebaiknya menuliskan tujuan yang diurutkan berdasarkan prioritasnya.

Sebelum  melakukan  negosiasi  apapun,  kumpulkan  sebanyak  mun gkin informasi  tentang  topik  yang  akan  dibicar akan. Orang  yang  memiliki sebagian besar informasi biasanya lebih pandai dalam negosiasi.

3.  Bicarakan dan Eksplorasilah Berbagai Opsi yang Ada

Pada  awal  setiap pertemuan, tiap pihak perlu mengeksplorasi kebutuhan pihak-pihak  lawan  dan  memberikan  penawaran  pembuka.    Pern yataan  pembukan adalah  cara  yang  baik  untuk  mencakup  semua  permasalahan  utama  yang menjadi pegangan tiap pihak.

4.  Sampaikan Usulan

Ketika kedua pihak mempunyai kesempatan untuk  menilai posisi pihak lawan, usulan  dan  anjuran  bisa  diajukan  dan  diterima. Ingat  bahwa  anda  perlu bertukar berbagai hal dan bukan sekedar menerima.

5.  Mulai Menawar

Setelah  membicarakan  persyaratan  masing-masing  dan  bertukar  informasi, tawar  menawar  bisa  dimulai. Jadi  secara  umum  semakin  Anda  meminta semakin banyak yang Anda dapatkan.  Ungkapkan informasi dengan jelas.

6.  Berkomunikasi Secara Jelas dan Terbuka

Ketika  Anda bernegosiasi  dengan  seseorang  secara langsung  atau tatap muka, unakanlah  bahasa  tubuh  dan  jagalah  kontak  mata. Cobalah  untuk menghindari duduk dengan lengan dilipat di dada dan kaki disilangkan. Cobalah utnuk menggunakan bahasa yang tidak menjengkelkan orang lain.

7.  Dengarkan

Terkadang  ketika  Anda  grogi  karena  suatu  hal,  Anda  menjadi  amat  terfokus pada  apa  yang  ingin Anda  katakan  sehin gga  anda  kurang  memperhatikan apa yang  dikatakan  orang  lain  kepada  Anda.  (Berkonsentrasi,  menunjukkan bahwa  anda  mengerti,  menekankan  bahwa  Anda  mengerti,  berempati  dengan situaso komunikator).

8.  Mintalah Istirahat Apabila Memang Perlu

Kadang  kala  istirahat  singkat  selama  10  atau  15  menit  akan  bermanfaat apabila  negosiasi  ternyata  lebih  kompleks  atau  mengundang  perdebatan  dari yang Anda duga sebelumnya.

9.  Mencapai Kata Sepakat

Ketika pembicaraan terus berlanjut, cermati indikasi-indikasi verbal dari pihak kedua  seperti kata  “mungkin” atau “barangkali”  ini bisa menjadi  kata  sepakat yang sudah ada di depan mata.

Kesimpulan

·         Pahami hakikat negosiasi.

·         Ketahuilah  perbedaan antara negosiasi  kompetitif atau  bersaing dan  negosiasi kooperatif atau saling mempermudah jalan.

·         Siapkan  diri  dengan  baik  sebelum  negosiasi  dan  ketahuilah tujuan-tujuan Anda.

·         Bicarakan kebutuhan  Anda dan pihak kedua saat  bertamu, ajukan  penawar an-penawaran pembuka   yang masuk akal.

·         Berkomunikasilah  dengan jelas  dan  tepat  khususnya  ketika membahas angka-angka.

·         Jadilah pendengar  yang baik.

·         Mintalah istirahat  apabila  pembahasan memanas atau  Anda menemukan  jalan buntu.

·       Ketika  Anda  sudah  sepakat,  buatlah  ringkasan  dan  catatan  hasil  pembahasan secara tertulis.

7.1. MENGGUNAKAN KOMUNIKASI NON-VERBAL 

Sukses dalam bernegosiasi bergantung pada komunikasi yang  baik antara pihak-pihak yang  terlibat,  dan  membangun  hubungan  yang  baik  amat  vital  bagi  efektifitas komunikasi  tersebut. Karena perilaku  non-verbal  atau  bahasa  tubuh  adalah  bagian wajar dari alat komunikasi kita, interprestasi dan penggunaannya menjadi kunci untuk membuka pemahaman terhadap manusia dan  membangun hubungan secara lebih  luas dan lebih baik.

Langkah-langkah menggunakan komunikasi non-verbal: 

1.      Memandankan dan Merupakan

Apabila  Anda  melihat  dua  orang  berbicara  dengan  santai  dan  percaya  diri, anda  akan  melihat  bahwa  tubuh  mereka dalam  posisi  yang  mirip. Keduanya menyilangkan kaki, atau duduk di kursi mereka dalam sikap tubuh yang sama, dan  apabila  mereka  makan  dan  minum  dalam  kecepatan  yang  sama. Ini disebut memandankan atau merupakan (Matching atau mirroring).

2.  Menggunakan Bahasa yang sama

Meski  bahasa  yang  kita  gunakan  tidak  persis  sebagai  salah  satu  komponen perilaku  non  verbal  ini  juga  merupakan  bagian  penting  dari  alat  komunik asi dengan orang lain. Ketika  berbicara  dengan  orang  yang  tidak  dikenal  dengan   baik,   dengarkan ragam kata yang ia pilih. Penggunaan  bahasa  yang  sama  secara  nyata  akan  mempertinggi  tingkat pemahaman di antara Anda berdua.

3.  Menyimak Secara Aktif

Menyimak  secara  aktif  merupakan  keterampilan  yang  langka,  tapi  sangat efektif untuk membantu Anda berkomunikasi dengan orang lain.

4.  Lakukan Interprestasi Menurut Konteksnya

Hati-hatilah  agar  tidak  melompat  pada  kesimpulan  bahwa  seseorang  sedang merasa begini atau begitu tanpa mendapatkan informasi lebih jauh.

Pastikan  Anda  mempunyai  waktu  yang  cukup  untuk  mengamati  apa  yang sedang terjadi diseputar Anda.

Kesimpulan:

• Perhatikan  bahasa  tubuh  orang  lain  dan  tirukan  apabila  Anda  ingin membangun rasa percaya.
• Amati  bahaa  yang digunakan oleh mereka yang ingin Anda pengaruhi, dengan mendengarkan isyarat-isyarat indrawi.
• Simaklah  secara  aktif,  sehingga  memberitahu  pihak  kedua  bahwa  Anda tertarik.
• Pikirkan  dengan  cermat  sebelum  menginterprestasikan  sinyal-sinyal  non verbal, ada banyak alasan di balik perilaku yang tidak biasa.
• Waspadai adanya kebocoran dan ketidak selarasan.
• Ingat bahwa orang  lain mengetahui  teknik ini  dan mampu  mengetahui  adanya upaya-upaya nyata untuk mempengaruhi pendapat mereka  (pekalah). 

7.2. MERANCANG NEGOSIASI 

Rancangan  yang  baik  menjadi  esensi  utama  dari  negosiasi  yang  berhasil,  jangan pernah  tergoda  untuk  berimprovisasi.  Tujuan  dari  bernegosiasi  adalah  untuk memberi  dan  menerima,  untuk menemukan  kesepakatan  terbaik  bagi  kedua  belah pihak.

Langkah-langkah: 

1.  Perjelas Tujuan-Tujuan Anda

Apabila  Anda hendak memulai  negoasiasi apapun, penting kiranya  agar  Anda mengetahui  dengan  jelas  di  mana  Anda  memulai dan  dimana  Anda  ingin berhenti.

2.  Kumpulkan Semua Informasi yang Anda Butuhkan

Dalam bernegosiasi informasi benar-benar menjadi kekuatan.

Jangan  meremehkan  banyak  waktu  yang  Anda  perlukan  untuk  melakukan persiapan Anda.

3.  Pahami Konteks Negosiasi

Dalam  bernegosiasi perdagangan,  hasil yang  ideal hampir  selalu situasi sama-sama untung dimana setiap pihak pulang dengan perasaan puas.

4.  Rencanakan Proses Negosiasi yang Mulus

Sebelum negosiasi:

• Anggap  orang  dan  organisasi  yang  terlihat  sebagai  bagian  dari  rencana Anda.
• Apakah  berbagai  masalah  yang  harus  diperjelas  atau  kesepahaman  yang harus dicapai.
• Apakah yang membuat anda jengkel atau marah.
• Carilah  informasi  tentang  berbagai  pengaruh  terhadap organisasi  pihak kedua.
• Selama pembicaraan: Dengarkan baik-baik agar anda paham apa yang penting bagi pihak kedua.
• Tutup selalu negosiasi dengan catatan kesimpulan yang kooperatif.

5.  Pahamilah Keseimbangan Kekuasaan dalam Negosiasi

Hati-hatilah  terhadap  pihak  kedua  yang  menggunakan  taktik  kekuasaan terhadap anda.   Jangan  terburu-buru pikirkan  dengan  baik dan jadikan umpan balik kata-kata dan jangan merespon terlalu cepat.

Kesimpulan:

• Mantapkan tujuan-tujuan Anda.
• Lakukan riset terhadap berbagai  fakta kun ci dan konteks negosiasi ini.
• Berikan Anda waktu yang cukup untuk melakukan persiapan.
• Cobalah  memahami  kebutuhan  dan  motivasi  pihak  kedua  dan  bekerjalah bersama-sama.
• Jangan tergoda untuk masuk dalam benang ruwet.
• Pahamilah keseimbangan kekuasaan dalam negosiasi.

7.3. MENYIASATI NEGOSIASI YANG RUMIT 

Meskipun  Anda  sudah  berusaha  keras  meren canakan  negosiasi  Anda  dengan  baik, sesekali anda menemukan kesulitan.

Langkah-langkah:

1.  Menghadapi Orang yang Sulit

Putuskan apakah Anda ingin menyelamatkan situasi ini.

Menggunakan kekuatan pertanyaan. Ingat pedomannya.

Cari rencana cadangan apabila yang lainnya gagal.

2.  Menghadapi Situasi Sulit

Pahami  apakah  anda  bertempur  padah al  tidak  setimpal  dengan  yang  akan didapatkan. Apakah Anda tidak mengetahui dengan gamblang mengapa seseorang ‘sulit’.

Kesimpulan:

• Berusaha keras lah apabila situasin ya memang harus diselamatikan.
• Apabila  semuanya  sudah  terlalu  jauh,  pertimbangkan  penundaan  negosiasipada keesokan harinya.
• Ajukan pertanyaan terbuka.
• Mintalah pandangan dan gagasan dari pihak kedua.
• Tajamkan indera Anda.
• Siapkan rencana cadangan.

7.4. NEGOSIASI LEWAT E-MAIL 

Banyak  negosiasi  dalam  bisnis  dewasa  ini  dilakukan  lewat  e-mail,  sebuah  proses yang  memiliki  keunggulan  sekaligus  kekurangan  dan  diperlukan  penanganan  yang hati-hati agar bisa berjalan dengan baik.

Langkah-langkah:

1.  Ingatkan Diri Anda tentang Prinsip-Prinsip Negosiasi

Siapkan diri Anda dengan baik. Pastikan anda sudah yakin dengan tujuan-tujuan Anda. Sampaikan  secara  jelas  dan  mintalah  penjelasan  dari  pihak  kedua  atau  pihak lain  yang terkait. Bersiaplah untuk fleksibel.

2.  Menyusun Penawaran Pembuka

Apabila  Anda dan  pihak anda melakukan penawaran  terlebih  dahulu  di  dalam negosiasi, mulailah dengan mengirimkan e-mail untuk menjajaki dan  apa hasil idenya.

3.  Rencanakan Korespondensi

Sejak  dari  awal  dimulainya  proses  ini,  simpanlah  kopian  semua e- mail sehingga  anda  bisa  merujuk  pada  korespondensi  sebelumnya  apabila  situasi dan kondisi berubah.

4.  Jagalah agar Anda Tetap Berkepala Dingin

Gunakan nada bicara yang santun tapi tegas dalam semua komunikasi formal. Apabila Anda marah terhadap sesuatu, tunggu sesaat sebelum menjawab.

5.  Perhatikan Nada Bicara Anda

Cobalah  untuk  menghindari kata-kata seperti ‘cuma’, ‘sepele’, ‘memusingkan’, dan ‘meragukan’.

6.  Buatlah Ringkasan dan Kesimpulan

Ini  merupakan  peninjauan  kembali  berbagai  keputusan  dan  memastikan  diri bahwa mereka senang dengan hasilnya.

Kesimpulan:

• Gunakanlah  sebanyak  mungkin  waktu  yang  diperlukan  untuk  melakukan persiapan sebelumnya.
• Pastikan anda mengetahui dengan baik fakta-fakta yang relevan.
• Apabila  pihak  adan  melakukan  penawaran  pembuka,  tuliskan  e-mail  dengan struktur jelas dan sederhana.
• Mintalah  klarifikasi  apabila  anda  memerlukan  ketika  menerima  penawaran balik.
• Buatlah ringkasan dan kesimpulan dengan surat apabila mungkin.

7.5. BERNEGOSIASI DENGAN ORANG DARI BUDAYA LAIN 

Cara  terbaik  untuk  menyiapkan negosiasi  lintas  budaya  adalah  den gan  tinggal  dalam kebudayaan  lain,  atau  dengan  mencari  penasehat  atau  mitra  lokal  yang  andal. Perencanaan dan perhatian yang cermat akan memberikan hasil yang setimpal.

Langkah-langkah: 

1.  Selidikilah Konvensi Sosial Anda

Kemana  pun  Anda  bepergian  dalam  rangka  bisnis,  mengetahui  konvensi  atau aturan-aturan  sosial  suatu  negara  atau  kawasan  akan memberikan  hasil  yangtak ternilai  harganya.  Jadi amatilah  berbagai hal dengan cermat ketika berada di negara yang bersangkutan dan selidikilah sebanyak mungkin.

• Prosedur berkenalan dan menyapa.
• Beberapa pemikiran tentang waktu.
• Peran wanita.
• Etika makan dan minum.
• Hadiah.
• Humor. 

2.  Memahami Praktek-Praktek Bisnis

Karakteristik Nasional. Pemahaman  dan  penerimaan  mereka  terhadap  orang luar. Bernegosiasilah dengan bahasa Anda sendiri apabila bisa. Bekerja menggunakan penerjemah.

3.  Ingat Selalu Beberapa Hal Dasar

Jangan  terburu-buru,  berikan  waktu untuk  diri  sendiri  dalam  menghadapi  hal yang tak terduga. Pastikan standar teknis, profesional, keamanan dan lingkungan.

Kesimpulan:

• Apabila  Anda  bernegosiasi  di  luar  negeri  atau  dengan  orang  lain  dari kebudayaan  yang  berbeda,  cari  tahu  bagaimana  mereka  melakukan  berbagai hal sebelum Anda bertemu.
• Amatilah aturan-aturan dalam berkenalan dan bertegur sapa.
• Perhatikan etika makan dan minum.
• Berhati-hatilah memberikan hadiah pada pihak lain.
• Bernegosiasilah  dengan  bahasa  asli  Anda  sendiri  apabila  memungkinkan.
• Apabila tidak, gunakan jasa penerjemah yang netral.

7.6. MENEGOSIASIKAN  KENAIKAN  GAJI YANG PANTAS ANDA DAPATKAN 

Wilayah  yang  sulit  dalam  bernegosiasi,  tapi  harus  kita  hadapi,  adalah   kenaikan  gaji. Banyak  orang  merasa  aneh  ketika  membahas  uang,  tapi  diingat,  apabila  Anda  tidak bersedia  duduk  nyaman  dan menegosiasikannya,  paling-paling  majikan  Anda  tidak akan merasa bersalah jika harus membayar Anda dengan upah minimal.

Langkah-langkah: 

1.  Pilih Saat yang Tepat

Waktu  yang  palingh  tepat  untuk  meminta  kenaikan  gaji  adalah  ketika  Anda melakukan peninjauan kinerja dengan Bos Anda.

2.  Catalah Prestasi Anda

Ketika  Anda  meminta  kenaikan  gaji,  Anda  perlu  membangun  sebuah  kasus bisnis sebagai alasan mengapa perusahaan harus  membayar Anda lebih.

3.  Ketahuilah Nilai Anda di Pasar

Di  samping  mencermati  nilai  pasar  eksternal,  cobalah  mencari  informasi tentang struktur gaji internal. Kenaikan gaji diberikan karena memenuhi atau melampaui tujuan kinerja.

4.  Berdiskusilah, Jangan mengatur

Mintalah jumlah dan  persentase kenaikan  gaji yang menurut Anda  layak anda dapatkan dan jelaskan mengapa. Bersiapkan  mendengar  keberatan  dan  menjelaskan  mengapa  Anda  masih pantas untuk mendapatkan kenaikan.

5.  Menerima Keputusan

Apabila  Anda  diberitahu  bahwa  Anda  tidak  akan  mendapatkan  kenaikan  gaji pada  saat  itu,  tanyakan  apa  yang  perlu  Anda  laku kan  agar  bisa  mendapatkan kenaikan. Setelah  rapat,  tuliskan  memo  terima  kasih  kepada  bos  atas  waktu  yang diberikan untuk rapat tersebut.

Kesimpulan:

• Apabila  Anda  merasa  pantas  mendap atkan  kenaikan  gaji, lakukan  sesuatu untuk mendapatkannya.
• Jangan  terburu-buru  bernegosiasi. Berikan  waktu  bagi  anda  dan  Bos  untuk melakukan persiapan.
• Kumpulkan bukti-bukti untuk mendukung argumentasi anda.
• Dapatkan seberapa besar yang akan Anda minta.
• Tetap tenang dalam rapat tersebut,  lakukan  sebagai sebuah  percakapan,  bukan pertemuan.
• Berikan saran alternatif apabila kenaikan gaji tidak mungkin diberikan.
• Apabila anda tidak berhasil, belajarlah dari pengalaman itu