BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen
yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi.Teknologi
informasi, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi
informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan
efektivitas proses bisnis perusahaan, pengambilan keputusan manajerial, dan
kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka
dalam pasar yang cepat sekali berubah.
Setiap perusahaan memiliki rencana yang disusun dan
direvisi secara berkala. Dokumen rencana yang dikenal sebagai business plan
ini secara prinsip menjabarkan strategi perusahaan, dengan segala kelebihan dan
keterbatasan sumber daya yang dimiliki, dalam proses pencapaian visi dan misi
usahanya. Dikatakan sebagai strategi karena tidak hanya berisi deskripsi global
mengenai hal-hal yang ingin dicapai dalam jangka panjang saja, namun berisi
ringkasan perencanaan dan pengembangan sumber daya yang dimiliki, seperti
keuangan, manusia, asset, sistem informasi, dan lain sebagainya. Strategi
Manajemen Sistem Informasi merupakan sub-bagian dari sebuah business plan,
terutama bagi perusahaan dimana peranan sistem informasi dinilai sangat kritikal
bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Pentingnya peran sistem informasi dalam sebuah
perusahaan membuat setiap perusahan harus memiliki sistem informasi yang baik
agar dapat mendukung bisnis dari perusahaan tersebut, tetapi tidak semua
perusahaan melakukan pengembangan sistem informasinya sendiri, karena berbagai
alasan. Keterbatasan sumberdaya yang dimiliki perusahaan dalam pengembangan
sistem informasi merupakan salah satu faktor perusahaan mengikutsertakan pihak
lain untuk terlibat dalam pengembangan sistem informasi perusahaan
tersebut.Salah satu alternatif yang perlu dilakukan perusahaan untuk
mengantisipasi sumber daya yang terbatas dalam pengembangan sistem informasi
adalah dengan melakukanbeberapa metode pengembangan sistem informasi.Salah
satunya adalah dengan menggunakan metode Outsourcing. Oleh karena itu
dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai bagaimana konsep
pengembangan sistem informasi dengan menggunakan metode Outsourcing, dan
juga bagaimana tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi dengan
menggunakan metode Outsourcing pada suatu perusahaan serta untuk
mengetahui kelebihan dan kelemahan penggunaan Outsourcing yang mendukung
operasional suatu perusahaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem
informasi.
1.2
Perumusan Makalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah
dikemukakan sebelumnya, maka permasalahan dalam makalah ini dapat dirumuskan
sebagai berikut :
- Apakah
pertimbangan perusahaan melakukan pengembangan sistem informasi?
- Apakah
tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui metode Outsourcing
pada suatu perusahaan?
- Apakah
keuntungan dan kerugian penggunaan metode Outsourcing dalam
pengembangan sistem di suatu perusahaan?
1.3
Tujuan Makalah
Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam
makalah ini adalah untuk mendapatkan jawaban atas permasalahan yang telah
diidentifikasikan di atas, yaitu :
- Untuk
mengetahui pertimbangan perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi?
- Untuk
mengetahui tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem informasi melalui
metode Outsourcing pada suatu perusahaan?
- Untuk
mengetahui keuntungan serta kerugian pengembangan sistem melalui metode Outsourcing
pada suatu perusahaan?
1.4
Manfaat Makalah
Adapun hasil
dari makalah ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
- 1.
Bagi Penulis
Diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan penulis
mengenai penerapan metodeOutsourcing dalam pengembangan sistem informasi
pada suatu perusahaan.
- 2.
Bagi Perusahaan
Mendapatkan informasi tambahan tentang konsep
pengembangan sistem informasi dan mengetahui tahapan – tahapan dalam
pengembangan sistem informasi melalui metode Outsourcing pada
perusahaan, serta mengetahui keuntungan serta kerugian pengembangan sistem
informasi melalui metode Outsourcing.
- 3.
Bagi Pihak Lain
Terutama untuk rekan – rekan mahasiswa Magister Bisnis
Institut Pertanian Bogor dan pihak – pihak lain bahwa hasil penelitian ini
dapat digunakan sebagai tambahan I nformasi dan pengetahuan yang
bermanfaat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Konsep Sistem Informasi
Terdapat beberapa pendapat dan definisi mengenai
sistem informasi, diantaranya adalah sebagai berikut :
1.Turban,
McLean, dan Wetherbe (1999)
Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang
mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan
menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
2. Bodnar
dan HopWood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan
lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi
yang berguna.
3. Alter
(1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur
kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.
John Burch dan Gary Grudnitski, (“Information
Systems Theory and Practice”, John Wiley and Sons, New York, 1986)
mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang
disebutnya sebagai blok bangunan (block building).Block building ini
kemudian dibagi menjadi :
- 1.
Blok masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem
informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
- 2.
Blok model (model block)
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika,
dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan
di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
- 3.
Blok keluaran (output block)
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang
merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua
pemakai sistem.
- 4.
Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi,
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan.
- 5.
Blok basis data (data base block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang
saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat
keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data
di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
efisiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).
- 6.
Blok kendali (controls block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi,
seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain
sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat
sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat
langsung cepat diatasi
Dari definisi-definisi sistem informasi di atas
tersebut, dapatlahditarik kesimpulan bahwa sistem informasi harus mencakup
unsur-unsur perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur-prosedur,
model analisis, perencanaan, teknik pengambilan keputusan dan basis data.Jadi
jelas bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen yakni manusia,
komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses
yakni data menjadi informasi dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau
tujuan.
2.2
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien
(2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan
informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan
menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi
tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2012). Tujuan SIM,
yaitu:
v
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
v Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam
perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
v
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem
informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi
informasi.Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people,
hardware, software, communicationnetwork dan data resources
(kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah
dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
2.3
Konsep Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem (system development)
merupakan aktivitas menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem
yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada.
Pengembangan sistem menurut Rustono (2003) dilakukan dengan merencanakan dan
mengembangkan arsitektur sistem informasi organisasi yang terdiri atas
komponen-komponen software, hardware, brainware, proses dan prosedur,
infrastruktur, dan standar.
Pengembangan sistem informasi menurut Loudon (dalam
Husein dan Wibowo, 2000:89) didorong oleh faktor eksternal dan faktor
internal.Faktor eksternal adalah faktor lingkungan organisasi yang mempengaruhi
adopsi dan desain sistem. Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah
peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya lain, persaingan dari
perusahaan lain dan perubahan regulasi pemerintah (UU). Sedangkan faktor
internal adalah faktor institusional organisasi yang mempengaruhi proses adopsi
dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup value (tata nilai),
norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam
organisasi.
2.4
Strategi Pengembangan Sistem Informasi
Menurut Earl (1989), strategi pengembangan
sistem informasi meliputi tiga pilar utama, yaitu Information System Strategy
(ISS), Information Technology Strategy (ITS), dan Information Management
Strategy (IMS).
ISS, ITS, dan IMS mempunyai fokus
yang berbeda namun memiliki keterkaitan yang sangat erat sehingga perubahan
pada salah satu strategi akan sangat mempengaruhi strategi yang lain. ISS
menekankan pada hubungan antara informasi dan kebutuhan bisnis organisasi.ITS
fokus pada teknologi yang harus dimiliki dan dikembangkan organisasi. IMS
berorientasi pada teknik manajemen yang akan dipergunakan organisasi.
- A.
Information System Strategy (ISS)
ISS berkaitan dengan bagaimana mendefinisikan
kebutuhan informasi yang mendukung kebutuhan organisasi secara umum, untuk
menjamin terjadinya “the flow of information” yang efektif dan
berkualitas.Setiap organisasi memiliki kebutuhan informasi yang unik. Keunikan
tersebut antara lain terlihat dari (1) jenis dan karakteristik informasi, (2)
relevansi informasi yang dihasilkan, (3) kecepatan alir informasi dari satu
bagian ke bagian lain dalam organisasi, (4) keakuratan informasi, (5) target
nilai ekonomis informasi yang diperoleh, (6) batasan biaya yang harus
dikeluarkan dalam pengolahan informasi, dan (7) struktur para pengguna
informasi. Berdasarkan faktor-faktor keunikan tersebut sistem informasi yang dikembangkan
oleh rumah sakit misalnya akan berbeda dengan sistem informasi yang
dikembangkan oleh bank. Bahkan sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah
sakit A akan berbeda dengan sistem informasi yang dikembangkan rumah sakit B.
Adanya keunikan informasi pada setiap organisasi, ISS
perlu memperhatikan siklus informasi (information cycle) atau siklus
pengolahan data (data processing cycles).
Siklus informasi tersebut dapat dijelaskan sebagai
berikut. Data dari setiap kejadian atau aktivitas diinput, untuk selanjutnya
diproses berdasarkan model tertentu. Proses tersebut akan menghasilkan
informasi yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam
membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Keputusan atau
tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan
digunakan kembali sebagai data untuk dimasukkan ke dalam model (proses), begitu
seterusnya.
- B.
Information Technology Strategy (ITS),
Komponen utama yang dibutuhkan untuk menghasilkan
sebuah sistem informasi yang efektif dan efisien adalah teknologi
informasi.Teknologi informasi merupakan sebuah domain dari produk-produk hasil
perkembangan ilmu komputer dan telekomunikasi. Oleh karena itu menurut
Jogiyanto (2005:52) ITS berkaitan dengan strategi memilih teknologi sistem
komputer (hardware dan software), dan teknologi sistem telekomunikasi
yang akan digunakan organisasi.
Pada kenyataannya, saat ini terdapat beragam tipe
produk yang berkaitan dengan teknologi informasi.Fenomena yang terlihat
sehubungan dengan hal ini adalah berlombanya beribu-ribu perusahaan untuk
menciptakan produk-produk yang dapat dijadikan standar internasional pada
kelasnya masing-masing. Berdasarkan kenyataan ini sudah terlihat, bahwa
perusahaan memerlukan strategi khusus paling tidak dalam memilih teknologi mana
saja yang akan dibeli dan dimanfaatkan agar dapat dikembangkan sistem informasi
yang dibutuhkan. Alasan lain diperlukannya ITS adalah karena adanya suatu
resiko tertentu yang akan menjadi tanggungan perusahaan sehubungan dengan
pemilihan suatu teknologi tertentu. Menurut Indrajit (1999) ITS diperlukan
karena alasan berikut.
- Perkembangan teknologi informasi sedemikian cepatnya
(tumbuh secara eksponensial) sehingga usia suatu produk tertentu sangat
pendek karena tergantikan dengan versi yang baru yang lebih baik;
- Untuk satu jenis kelas produk, terdapat
beribu-ribu vendor yang menjualnya dengan kelebihan dan kekurangan kualitas
produk dan pelayanan yang dimiliki;
- Sistem teknologi informasi terdiri dari ratusan
komponen berbeda yang disatu sisi saling independen, sementara di sisi
lain memiliki ketergantungan yang sangat tinggi;
- Perusahaan dapat melihat infrastruktur teknologi
informasi ini dari berbagai sudut pendekatan, seperti teknologi informasi
sebagai cost center, profit center, investment center,
atau service center yang masing-masing memiliki cara penanganan
yang berbeda;
- Teknologi informasi yang dibangun harus secara
signifikan menjawab kebutuhan akan informasi yang telah didefinisikan pada
ISS dengan catatan tetap mempertimbangkan keterbatasan perusahaan
(misalnya biaya investasi dan kemampuan sumber daya manusia);
- C.
Information Management Strategy (IMS)
IMS berkaitan dengan strategi menentukan orang atau
unit organisasi yang akan menangani sistem informasi dalam organisasi. IMS
menjabarkan strategi organisasi agar target pembentukan sebuah sistem informasi
yang handal dengan menggunakan teknologi informasi yang ada dapat diterapkan
secara operasional baik untuk jangka pendek, jangka menengah, dan jangka
panjang, sejalan dengan tumbuhnya organisasi di masa mendatang. Tekanan
strategi di sini tidak hanya pada siapa yang akan bertanggung jawab terhadap
implementasi sistem informasi, tetapi lebih jauh lagi pada bagaimana sistem
yang telah dibangun dapat dipelihara dan dikembangkan di kemudian hari.
2.5
Metode – Metode Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan
beberapa cara. Menurut Jogiyanto (2005:433) pengembangan sistem informasi dapat
dilakukan dengan dua cara. Cara pertama adalah pengembangan sistem
informasi konvensional dengan menggunakan siklus hidup pengembangan sistem atau
system development life cycle (SDLC). Sistem dikembangkan oleh analis
sistem, yaitu orang yang memiliki kemampuan mengembangkan sistem cara
profesional. Pengembangan sistem dilakukan melalui tahapan analisis sistem,
perancangan sistem, implementasi sistem, dan operasi serta perawatan sistem.
Cara kedua adalah dengan menggunakan metode baru yang
merupakan metode alternatif dari metode SLDC, sehingga dapat disebut
dengan metode-metode alternatif (alternatif methods). Husein dan Wibowo
(2000:145), Jogiyanto (2005:479), McLeod (2004:133), dan Susanto
(2003:313) menyebutkan metode-metode alternatif meliputi (A) Paket
(package), (B) Prototipe (prototyping), (C) Pengembangan oleh
pemakai akhir (end-user development atau end-user computing), (D) Outsourcing.
- A.
Paket (package)
Pengembangan sistem dilakukan dengan membeli paket
yang sudah tersedia.Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih paket
adalah spesifikasi paket yang dibutuhkan, ketersediaan paket, dan hasil
evaluasi kemampuan paket.
- B.
Prototyping
Merupakan pengembangan sistem secara bertahap, yaitu
dengan mengembangkan prototipe sederhana dulu dan ditingkatkan dari waktu ke
waktu sampai sistem selesai dikembangkan.
- C.
End User Computing
Pengembangan sistem oleh pemakai sistem dan digunakan
oleh pemakai sistem itu sendiri.
- D.
Outsourcing
Pengembangan sistem dengan bantuan pihak ke tiga dan
sekaligus dioperasikan oleh pihak ketiga.Pemakai sistem dapat menggunakan
sistem dengan menerima informasi secara periodik oleh pihak ketiga atau dapat
menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga yang
mengoperasikan sistem.
Tabel 1 menunjukkan perbedaan pengembang dan pengguna
sistem berdasarkan metode pengembangan sistem yang dipilih oleh organisasi atau
perusahaan.
Tabel 1
Pengembang dan Pengguna Sistem Berdasarkan
Metode Pengembangan Sistem
|
Metode Pengembangan Sistem
|
Pengembang
|
Pengguna
|
|
SDLC
|
Analis
sistem
|
Departemen
sistem informasi
|
|
Paket
|
Pihak
ketiga
|
Departemen
sistem informasi
|
|
Prototyping
|
Analis
sistem
|
Pemakai
sistem
|
|
End User
Computing
|
Pemakai sistem
|
Pemakai
sistem
|
|
Outsourcing
|
Pihak
ketiga
|
Pihak
ketiga
|
Sumber: Jogiyanto (2005:480)
Menurut Wahid (2001) pemilihan metode pengembangan
sistem informasi perlu dilakukan dengan tepat agar sistem yang dikembangkan
sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan organisasi, tepat waktu dan sesuai
dengan anggaran organisasi. Ketepatan pemilihan metode pengembangan sistem oleh
organisasi menurut Jogiyanto (2005:476) ditentukan oleh beberapa faktor,
yaitu ketersediaan paket, sumber daya sistem teknologi informasi, dampak dari
sistem dan jadwal pemakai sistem.
Prioritas pertama pemilihan metode pengembangan sistem
adalah paket. Ketersediaan paket merupakan faktor penentu pembelian paket. Jika
paket tidak tersedia prioritas kedua jatuh pada Outsourcing. Penentuan
apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (Outsourcing)
ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya sistem teknologi informasi (STI)
yang dimiliki organisasi. Jika keputusan akan dikembangkan secara internal (in
sourcing) biasanya yang dipertimbangkan adalah metode pengembangan End User
Computing (EUC). Faktor penentu pengembangan EUC adalah dampak dari sistem yang
dikembangkan. Jika dampaknya sempit yaitu hanya pada individu pemakai sistem
yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC tepat jadi pilihan. Sebaliknya
jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem dengan EUC akan
berbahaya, karena jika terjadi kesalahan dampaknya akan berpengaruh pada
pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.
Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah
EUC adalah metode prototyping. Pertimbangan memilih metode ini adalah jadwal
pemakaian sistem. Metode ini tepat digunakan untuk mengembangkan sistem yang
harus segera dioperasikan, karena jika tidak permasalahan yang harus
diselesaikan menjadi basi dan proses pengambilan keputusan menjadi terlambat.
Jika jadwal pemakaian sistem masih lama, dalam arti sistem tidak harus
segera dioperasikan, metode SDLC tepat menjadi pilihan.
2.6
Konsep Dasar Outsourcing
Terdapat berbagai definisi mengenai Outsourcing
saat ini. Definisi Outsourcingmenurut Suwondo (2003) yang dikutip oleh
Dani (2010) adalah “pendelegasian operasi dan manajemen operasi dan manajemen
harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan Outsourcing).”.
Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) yang kembali dikutip oleh
Dani (2010) definisi Outsourcing adalah “penyerahan aktivitas perusahaan
pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang
professional dan berkelas dunia”. Sedangkan definisi lain menurut Pfannenstein
dan Tsai (2004) yang dikutip oleh Diah (2008) Outsourcing adalah
“memindahkan pekerjaan suatu perusahaan kepada pihak lain dalam waktu yang
tertentu”.
Maurice F. Greaver II memberikan definisi Outsourcing
sebagai berikut: “Outsourcing is the act of transferring some of a company`s
recurring internal activities and decisiton rights to outside provider, as set
forth in a contract. Because the activities are recurring and a contract is
used, Outsourcing goes beyond the use of consultants. As a matter of practice,
not omly are the activities transferred, but the factors of production and
decision rights often are, too. Factors of production are the resources that
make the activities occur and include people, facilities, equipment,
technology, and other assets. Decision rights are the respontsibilities for
making decisions over certain elements of the activities transferred.”
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction
to Information Systems”, istilah Outsourcing dalam arti luas adalah
pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal
perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak
ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi
TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.Outsourcing
TI juga dapat diterjemahkan sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di
bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja
perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami
kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi
kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari
(www.midas-solusi.com). Jadi, Outsourcing adalah pemberian sebagian
pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di
sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.
Dari pengertian lain outsource adalah sistem
yang dibuat atau dibeli dari vendor (Laudon ,2002 : 438). Yang dimaksud dengan
vendor adalah individu atau kelompok yang menjual produk-produk atau jasa
layanan IT kepada organisasi yang membutuhkan jasa atau produknya. Vendor
sendiri dapat dipisahkan atas 2 (dua) bagian, yaitu vendor yang membuat produk
dan layanannya sendiri disebut kontraktor, dan vendor yang hanya menjual produk
dan jasa IT dari perusahaan lainnya (reseller) disebut sebagai vendor
saja (Administration for Children and Families [b], 2005).
Sehingga secara umum pengertian dari Outsourcing
adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atau jasa ke
perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia
Information Technology, IT Outsourcing adalah kontrak tambahan dari
sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari Outsourcing
external.IT Outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk
memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi.Jasa IT yang
biasanya di Outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web
hosting.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Pertimbangan Perusahaan Melakukan Pengembangan Sistem Informasi
Hal penting yang dilakukan dalam pengelolaan
sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi.
Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang
telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara
lain :
v Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada
sistem yang lama atau pada sistem yang lama timbul ketidakberesan dan
pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga kebenaran data
kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan informasi
yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya
perubahan prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi
semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
v Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan
pasar yang semakin ketat, kecepatan informasi sangat menentukan keberhasilan
strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar
sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan
informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajemen.
v Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar
organisasi, misalnya dari pemerintah.
3.2
Pertimbangan Perusahaan Melakukan Pengembangan Sistem Informasi Dengan
Menggunakan Metode Outsourcing
Keputusan perusahaan untuk melakukan Outsourcing dipengaruhi
oleh banyak faktor. Leeet al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar
(2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar keputusan Outsourcing didorong
oleh masalah fundamental seperti ekonomi, strategi dan teknis.
Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk
mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan
kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas
perusahaan melakukan outsource terhadap aktifitas produksi
untuk mengurangi biaya atau meningkatkan kualitas produk dengan
menggunakan keahlian dari supplier mereka. Microsoft adalah salah satu
perusahaan yang menggunakan Outsourcing untuk memungkinkan
teknologi informasinya bisa meningkatkan kapabilitas supply chainmereka
(Bardhan et al., 2006). Melalui Outsourcing Microsoft
mampu menghasilkan 360 game video dan sistem hiburan di akhir tahun
2005 dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk
menyampaikan komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi
produk mereka.
Banyak perusahaan yang menggunakan Outsourcing untuk
mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan,
kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya
sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang
panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan untuk meng-outsource harus
dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki tujuan dan sasaran
yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari keputusan yang
diambil.
Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan
proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak
perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance
sistem kepada pihak ketiga. Menurut Marakas (2006), beberapa pertimbangan
perusahaan untuk memilih strategi Outsourcing sebagai alternatif dalam
mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
- Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
- Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan
sangat tinggi.
- Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang
tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
- Faktor waktu/kecepatan.
- Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi
membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
- Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah
bekerja cukup lama dan terampil.
3.3
Tahapan Pengembangan Sistem Informasi Dengan Metode Outsourcing
Tahap
1:Pertimbangan Outsource
1.
Analisa Proses
v Memilih kandidat proses yang mungkin (meneliti dan
mempelajari kandidat proses yang akan di-outsource)
2. Benefit
vs Risk
v Analisa risiko (melakukan analisa risiko yang
mungkin terjadi).
v Evaluasi biaya pelaksanaan (Mengevaluasi biaya total
pelaksanaan (gross margin, biaya operasi, pajak), termasuk biaya
infrastruktur, manajemen, perolehan pengetahuan, dan biaya pelatihan.
Tahap 2 :Pertimbangan Outsource
- Aktifitas
v Memilih
aktifitas dengan cara memutuskan proses dan fungsi yang di-outsource.
- Evaluasi
v
Mengevaluasi kesiapan organisasi dan pengukuran transisi.
Tahap 3
:Pemilihan Rekan
- Sumber
Daya
v Analisa sumber daya aktifitas (Memeriksa sumber daya
organisasi yang dimiliki dan yang tidak dimiliki serta nilai strategis
aktifitas yang akan di-outsource).
v Penetapan sumber daya yang dibutuhkan (Pemilihan
jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan).
- 2.
Vendor
v RFQ (Request For Quotation) yaitu mengundang
suplier untuk memberikan penawaran untuk produk atau layananyang diinginkan,
beserta informasi pendukung yang dibutuhkan.
v Evaluasi
tawaran, yaitu mengevaluasi tawaran setelah kriteria pengembangan, mengunjungi
rekan potensial, mendiskusikan sebuah pendekatan yang mengendalikan.
v Memilih supplier, yaitu memilih supplier
berdasarkan track record, sumber daya yang dimiliki, spesialisasi
industri, budaya organisasi, dan kriteria lain.
3.4
Keuntungan Dan Kerugian Pengembangan Sistem Informasi Dengan Metode Outsourcing
Keunggulan Outsourcing
dibandingkan pendekatan lain menurut O’Brian (2007) yaitu:
- Mengurangi dan mengendalikan biaya operasioanal.
Pemilihan Outsourcing memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal
kontraknya, tetapi pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh
perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun sendiri dengan kemampuan
kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian hari dan berdampak pada
segi pembiayaan perusahaan.
- Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama
usahanya tanpa dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi.
- Mendapatkan akses terhadap sistem informasi
premium atau kelas dunia bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya.
- Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih
fokus melakukan pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani
kegiatan pengembangan sistem informasi. Tentu saja hal ini diharapkan akan
meningkatkan produktifitas perusahaan.
- Memberi jalan keluar terhadap permasalahan
ketidak tersediaan sumber daya dari perusahaan yang ahli dalam
pengembangan sistem informasi, sehingga dapat mengurangi resiko salah
penerapan sistem informasi.
- Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk
mempercepat mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem
informasi yang sesuai.
- Menghindarkan
dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi karena
penerapan sistem informasi yang salah atau gagal.
- Peningkatan
benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan
pertumbuhan modal usaha.
- Berbagi
resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan
vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan
saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses
perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan vendor.
- Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan
pengeluaran kas dengan bantuan sistem informasi yang tepat.
Di samping keunggulan yang telah disampaikan di atas,
penerapan metode Outsourcingjuga memiliki kelemahan,diantaranya adalah :
- Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem
informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor,
misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
- Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan
tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami
kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.
- Transfer knowledge terbatas karena pengembangan
sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
- Relatif sulit melakukan perbaikan dan
pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak
dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan atau organisasi
umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
- Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
- Manajemen perusahaan membutuhkan proses
pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program
yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.
- Resiko tidak kembalinya investasi yang telah
dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang
dikembangkan.
- Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan.
Mungkin saja pihakoutsourcer tidak fokus dalam memberikan
layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem
informasi klien lainnya.
- Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap
aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi
kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan
akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan
karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi
terlebih dahulu.
- Jika kekuatan menawar ada di outsourcer,
perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi
jika terjadi konflik diantaranya.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan
bisnis karena sistem informasi dapat berfungsi sebagai sistem pendukung operasi
(operations support system) yang dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi operasional perusahaan, selain itu sistem informasi juga berperan
didalam sistem pendukung manajemen (management support system) yang
dapat meningkatkan pengambilan keputusan manajerial kearah yang lebih baik.
Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi
usaha kecil dan menengah, seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan
fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada
kompetensi inti, namun Outsourcing juga diikuti oleh munculnya
resiko-resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral
staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya
biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost). Resiko-resiko sebagaimana
dimaksud umumnya muncul bila keputusan Outsourcing didasari
semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi
yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan.
Untuk meminimalkan risiko tersebut pengambil keputusan
harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari
fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Pengambil
keputusan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya
yang paling minimal. Pertimbangan terhadap resiko, biaya dan manfaat dari
aktifitas Outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan
untuk melakukan Outsourcing atau tidak.
DAFTAR PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen, Dr. Ir. Arif Imam Suroso.
MSc (CS) dan Prof. Dr. Ir. Kudang B. Seminar Msc (CS).
O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011.Management
Information System Tenth Edition. Mc.Graw-Hill Companies. New York.
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction
to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New
York.
Mc Leod, Raymond dan Schell, George, 2007, Sistem
Informasi Managemen. Jakarta : PT. Indeks.
Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi.
PT. Elex Media Komputindo. Jakarta.
Pangestu, D. W. 2007. Teori Dasar Sistem Informasi
Manajemen. http://www.ilmukomputer.com
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi,
Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to
Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K.
(penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.
Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi.
Andi: Yogyakarta.
Laudon, 2004. Management Information System : Managing
The Digital Firm. New Jersey : Pearson Prentice Hall.
McLeod, Raymond. (2004). Management Information
System. Science research Associates Inc..
Azhar Susanto, 2004, Sistem Informasi Manajemen :
Konsep dan Pengembangan. Bandung : Lingga Jaya.
Husein, FakhriMuhammaddan Wibowo, Amin. (2000). Sistem
Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.
Lucas, H.C., Jr. 1999. Information Technology and the
Productivity Paradox: Assessing the Value of Investing in IT. Oxford University
Press. New York.
Cortada, J. W. 1995. Total Quality Management: Terapan
dalam Manajemen Sistem Informasi. McGraw-Hill Book Co. Yogyakarta.
Earl, Michael J. (1989). Management Strategies for
Information Technology. United Kingdom: Prentice Hall International.
No comments:
Post a Comment