BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Informasi dari suatu perusahaan,
terutama Informasi keuangan dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang
berkepentingan. Pihak-pihak diluar perusahaan, seperti kreditur, calon
investor, kantor pajak, dan lain-lain memerlukan Informasi ini dalam kaitannya
dengan kepentingan mereka. Di samping itu, pihak intern yaitu manajemen juga
memerlukan Informasi untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan
untuk menjalankan perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan Informasi
bagi pihak luar maupun dalam perusahaan disusun suatu sistem akuntansi. Sistem
ini direncanakan untuk menghasilkan Informasi yang berguna bagi pihak luar
maupun dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan
dapat diproses secara manual (tanpa mesin-mesin pembantu) atau proses dengan
menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai denagn
Komputer.
Sistem informasi akuntansi salah
satu sistem Informasi diantara berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen
dalam mengelola perusahaan. Sistem ini merupakan subsistem Informasi manajemen
yang mengelola data keuangan menjadi Informasi keuangan untuk memenuhi
kebutuhan pemakai intern maupun pemakai ekstern.
Sistem informasi akuntansi merupakan
suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data dari kegiatan-kegiatan perusahaan
dan mengubah data tersebut menjadi Informasi serta menyediakan Informasi bagi
pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Cara kerja SIA adalah semua sumber
data baik yang berasal dari dalam maupun dari luar perusahaan dikumpulkan
menjadi satu dan diubah ke dalam bentuk database. Setelah itu semua data yang
telah berbentuk database, diubah dengan menggunakan perangkat lunak menjadi
sebuah Informasi yang lebih bermanfaat bagi semua pemakai Informasi. Kemudian data
yang telah diubah menjadi Informasi disampaikan ke semua pemakai yang membutuhkan,
seperti manajemen dan pemakai intern maupun pemakai ekstern perusahaan.
Sistem informasi Akuntansi (SIA)
menyediakan Database yang lengkap yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah.
Database ini menyediakan banyak input bagi sub sistem CBIS (Computer Based Information System) lain
(terutama SIM dan DSS).
1.2.
Rumusan Masalah
Adapun
rumusan masalah dari makalah ini adalah:
1. Apakah
pengertian sistem informasi akuntansi?
2. Apakah
konsep dari sistem informasi akuntansi?
3. Apa
saja tugas dari pengolahan data?
4. Bagaimana
penerapan sistem informasi akuntansi di CV. Bintang Jaya?
1.3.
Tujuan Penelitian
Adapun
tujuan penelitian dari makalah ini adalah untuk:
1. Mengetahui
pengertian sistem informasi akuntansi.
2. Mengetahui
konsep dari sistem informasi akuntansi.
3. Mengetahui
tugas dari pengolahan data.
4. Mengetahui
penerapan sistem informasi akuntansi di CV. Bintang Jaya?
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi adalah
suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan
Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang
berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem
Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari
organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan
Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal
maupun eksternal perusahaan. Sistem
Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan
operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga
mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.
Sebagai sistem informasi akuntansi
merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan
kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan
informasi bagi pemakai di dalam maupum di luar perusahaan. Selain itu sistem
informasi akuntansi adalah satu-satunya CBIS (Computer Based Information System) yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan
informasi di luar perusahaan.
Informasi akuntansi berhubungan
dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap arus dana kedalam
perusahaan, dana diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran, manufaktur dan
kegiatan lainnya maka dari itu sangat perlu mengontrol semua arus dana agar
penggunaannya bisa efektif.
Banyak pihak berkepentingan terhadap
informasi keuangan suatu perusahaan. Jika dikategorikan ada dua kelompok besar
yang sangat berkepentingan yaitu pihak eksternal dan internal. Keduanya
mempunya peranan yang kuat dalam menentukan pertumbuhan perusahaan, terutama
pihak internal yang terlibat langsung pada pengelolaan keuangan. Informasi yang
dihasilkan oleh pihak internal perusahaan di gunakan sebagai pendukung dalam
kegiatan perusahaan sehari-hari dan pendukung dalam proses pengambilan
keputusan. Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2,
yaitu:
1. Informasi
akuntansi keuangan yaitu informasi yang berbentuk laporan keuangan yang
ditujukan kepada pihak external.
2. Informasi
Akuntansi Manajemen yaitu informasi yang berguna bagi manajemen dalam
pengambilan keputusan.
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi
penerapan SIA dalam sebuah organisasi antara lain adalah sebagai beriku:
1.
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam
kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat
mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti
bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang
positif. Selain itu juga seorang akuntan
harus
menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam
menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain
dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
2.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang
akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai
dari informasi tersebut.
3.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer
telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga
memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam
proses pengambilan keputusan. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah
organisasi antara lain:
a. Mengumpulkan
dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
b. Memproses
data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.
c. Melakukan
kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Sebuah
SIA menambah nilai sebuah organisasi dengan cara:
1. Menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan.
2. Aktivitas
utama pada value chain secara efektif dan efisien.
3. Meningkatkan
kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan.
4. Meningkatkan
efisiensi.
5. Meningkatkan
kemampuan dalam pengambilan keputusan.
6. Meningkatkan
sharing knowledge.
7. Menambah
efisiensi kerja pada bagian keuangan.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA:
1. Bagaimana
mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.
2. Bagaimana
caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan.
3. Bagaimana
caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan kecepatan data dan informasi yang
disajikan.
Perbedaan utama Sistem Informasi
Akuntansi dan Sistem Informasi Manajemen terletak pada ruang lingkup, yaitu
sistem Informasi manajemen mencakup semua data yang terdapat dalam organisasi,
semua aktivitas pengolahan di dalam organisasi dan seiring Informasi yang
digunakan oleh orang-orang dalam organisasi. Sistem Informasi akuntansi hanya
meliputi jenis data dari Informasi tertentu. Dengan kata lain, sistem Informasi
akuntansi merupakan subsistem Informasi manajemen di dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi akuntansi merupakan
subsistem Informasi yang paling banyak menembus dan seiring paling besar dalam
organisasi perusahaan. Dalam banyak organisasi, sistem Informasi akuntansi
merupakan salah satunya sistem Informasi yang dibentuk secara formal.
2.2.
Konsep Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2.2.1. Definisi Sistem Informasi
Akuntansi
Sistem informasi akuntasi merupakan
sebuah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi
keuangan yang berguna bagi pemakainya.
2.2.2. Tujuan Siatem Informasi
Akuntansi
Tujuan
sistem informasi akuntansi adalah:
1. Mendukung
operasi-operasi sehari-hari.
2. Mendukung
pengambilan keputusan manajemen.
3. Memenuhi
kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban.
2.2.3. Komponen Sistem Informasi
Akuntansi
Komponen
sistem informasi akuntansi adalah:
1. Orang-orang
yang mengoperasikan sistem tersebut.
2. Prosedur-prosedur,
baik manual maupun terototomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan,
memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data
tentang proses-proses bisnis.
4. Software
yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur
teknologi informasi.
2.2.4. Fungsi Sistem Informasi
Akuntansi di Perusahaan Dagang
Fungsi
sistem informasi akuntansi di perusahaan dagang adalah:
1. Mengumpulkan
dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan disuatu organisasi, sumber daya yang
dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku dalam aktivitas
tersebut.
2. Mengubah
data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen.
3. Menyediakan
pengendalian yang memadai.
2.2.5. Aktivitas Dalam Rantai Nilai
Organisasi di Perusahaan Dagang
Aktivitas
dalam rantai nilai di perusahaan dagang adalah:
1. Inbound
Logistics seperti penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukan.
2. Outbound
Logistics/distribusi
produk ke pelanggan.
3. Pemasaran
dan Penjualan.
4. Pelayanan
seperti dukungan purna jual dan
maintenance.
Aktivitas
Pendukung Organisasi:
1. Infrastruktur
Perusahaan: akuntansi, hukum, administrasi umum.
2. Sumber
Daya Manusia: perekrutan, pengontrolan, pelatihan dan kompensasi kepada pegawai.
3. Teknologi:
Peningkatan produk dan jasa (penelitian).
4. Pembelian.
2.2.6. Data
Data mengarah pada fakta-fakta yang
kita kumpulkan, simpan dan proses dengan sistem informasiMisal untuk penjualan,
data yang perlu dikumpulkan adalah:
1. Fakta
mengenai kejadian-kejadian (tanggal penjualan, jumlah, dll).
2. Sumber
data (identitas barang dan jasa, harga per unit, dll).
3. Para
pelaku (identitas pelanggan dan penjual produk).
2.2.7. Informasi dan Pengambilan
Keputusan
Informasi adalah Data yang telah
diatur dan diproses untuk memberikan arti. Karakteristik informasi yang berguna
adalah relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami dan dapat
diverifikasi. Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan:
1. Identifikasi
Masalah.
2. Pemilihan
metode pemecahan masalah.
3. Mengumpulkan
data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut.
4. Mengimplementasikan
model tersebut.
5. Mengevaluasi
sisi positif dari tiap alternatif yang ada.
6. Melaksanakan
solusi terpilih.
2.3.
Tugas Pengolahan Data
2.3.1. Pengumpulan Data
Pada pengumpulan data, sistem
pengolahan data mengumpulkan data yang
menjelaskan
setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
2.3.2. Perubahan Data/Manipulasi
Data
Perubahan data/Manipulasi data
adalah proses pengolahan data menjadi informasi yang lebih berguna. Operasi
Manipulasi data meliputi:
1. Pengklasifikasian,
setiap karyawan digolongkan menurut departemen.
2. Pengurutan,
catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen
data.
3. Perhitungan,
melakukan perhitungan dalam pembayaran gaji karyawan.
4. Pengikhtisaran,
banyak data yang perlu disarikan menjadi bentuk total, subtotal, dan rata-rata.
2.3.3. Penyimpanan Data
Data disimpan pada media penyimpanan
sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu
database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
2.3.4. Penyiapan Dokumen
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar
perusahaan. Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak
pemakai menggunakan tampilan layar. Output pada SIA dipicu oleh 2 hal:
1.
Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi
2.
Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada saat tertentu.
2.3.5. Pembuatan Dokumen
Dokumentasi adalah kumpulan dari
dokumen-dokumen. Dokumen dokumen dalam dokumentasi system informasi akuntansi
berisi tulisan berbentuk uraian (narative),
formulir, flowchart, diagram dan
tulisan lainya menjelaskan bagaimana sistem bekerja. Informasi yang terkandung
dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana,
mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi
dikeluarkan serta didistribusikan, dan sistem dikendalikan. Karena diagram
dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang system informasi
akuntansi lebih suka menggunakan diagram seperti flowchart, data flow digram, entiti
relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen/dokumentasi, program yang
berkaitan dengan aplikasi dan projek disimpan.
Tempat penyimpanan dokumen ini
sangat membantu seorang analis sistem untuk selalu dapat berhubungan dengan sistem
informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian
secara mendetail. Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari
jenis pekerjaan, teknik pendokumentasi memiliki peranan penting dalam hal
berikut ini:
1. Sebuah
sistem beropersi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia.
2. Dapat
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian
internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan
perusahaan.
3. Sebuah
sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah
dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus
menunjukkan sistem pengendalian internalnya.
2.3.6. Sifat Pengolahan Data
Beberapa sifat pengolahan data yang
membedakannya dengan area aplikasi yang lain yaitu:
1. Pengolahan
data menjalankan tugas yang penting.
2. Mengikuti
prosedur standar secara relatif.
3. Peraturn
dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data
yang akan dilakukan.
4. Menghimpun
data yang detail atau lengkap karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas
perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali
tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan.
5. Mempunyai
fokus historis yang paling utama.
6. Memberikan
informasi pemecahan masalah mini.
2.4.
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan Dagang
CV. Bintang
Jaya bergerak dibidang elektronik dan computer menjual berbagai kebutuhan
elektronik dan komputer, melayani penjualan dalam bentuk partai dan eceran.
Visi:
Menjadi direktori bisnis online terbaik dan terlengkap.
Misi:
Ø Mempunyai database perusahaan terlengkap akurat dan
terpercaya.
Ø Memberi pelayanan terbaik kepada customer.
Ø Membuat direktori bisnis online terlengkap, cepat dan mudah.
Ø Menjadi perusahaan yang bermanfaat bagi nusa dan bangsa
melalui teknologi.
Ø Memberi lebih banyak prospek kepada customer.
Dalam pelaksanaannya CV. Bintang Jaya menggunakan Sistem Informasi
agar dapat memberikan Informasi aktual mengenai kegiatan perusahaannya. Contoh
sederhana Sistem Informasi Akuntansi di CV.
Bintang Jaya adalah alur proses bisnis dari penjualan, penagihan piutang
dan retur penjualan. Berikut adalah contoh Sistem Informasi yang digunakan oleh
CV. Bintang Jaya:
v Siklus Penjualan Kredit
Siklus penjualan kredit merupakan
suatu proses yang dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, persetujuan
kredit, dan pengiriman barang ke pelanggan atau pengambilan barang oleh
pelanggan.

Penjelasan Prosedur:
1. Bagian
penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang datang kantor, melalui telepon,
atau mengirim Purchase Order (PO) melalui fax. Bagian penjualan
dapat melihat rekapan persediaan untuk melihat ketersediaan barang yang dipesan
pelanggan.
2. Bagian
penjualan mempertimbangkan batas kredit dengan melihat kartu piutang dari
bagian akuntansi. Jika kredit tidak disetujui, maka pelanggan disarankan untuk
membeli secara tunai. Jika pelanggan tidak mau membeli tunai, maka siklus
penjualan kredit ini akan berakhir.
3. Jika
kredit disetujui, bagian penjualan mencatat pesanan pada Sales Order (SO)
sebanyak dua rangkap dan pada Outstanding Order (OO). Bagian penjualan
mengotorisasi kredit dengan memberikan stempel & tanda tangan dan
selanjutnya pelanggan diminta menandatangani SO. SO #1 diberikan kepada
pelanggan dan SO #2 diarsip bagian penjualan berdasarkan nomor SO. OO diarsip
berdasarkan nomor.
4. Bagian
penjualan membuat surat jalan (SJ) tiga rangkap dan memo perintah berdasarkan
SO #2. Setelah itu, barang dikirim atau tidak tergantung permintaan dari
pelanggan. Jika barang dikirim, SJ dan memo perintah diberikan kepala gudang
agar dapat mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang pesanan. Memo perintah
diarsip berdasarkan tanggal.
5. SJ
diberikan kepada mandor supaya buruh dapat menyiapkan barang dan memuat pada
truk. Barang dan SJ dibawa bagian pengiriman menuju lokasi pelanggan.
6. Barang
diturunkan di lokasi pelanggan dan pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2
diberikan kepada pelanggan, SJ #1 dan #3 dibawa kembali oleh bagian pengiriman
kembali ke gudang.
7. Bagian
pengiriman memberikan SJ #1 dan #3 ke kepala gudang. Kepala gudang meng-update
kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan
berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan ke bagian penjualan
dan SJ #3 diarsip berdasarkan tanggal.
8. SJ
#1 diberikan kepada bagian penjualan supaya bagian penjualan dapat meng-update
Outstanding Order bahwa barang telah diterima pelanggan dan diarsip
berdasarkan nomor serta mencari SO #2. SJ#1 kemudian diberikan ke bagian
keuangan supaya dapat membuat faktur penjualan.
9. Bagian
penjualan memberikan SO #2 ke bagian akuntansi supaya dapat meng-update kartu
piutang. SO#2 diarsip bagian akuntansi berdasarkan nomor SO dan kartu piutang
diarsip berdasarkan nama pelanggan serta siklus penjualan kredit ini berakhir.
10. Jika
barang tidak dikirim, pelanggan datang dan bagian penjualan memeriksa SO #1
yang dibawa pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2, SJ #3, dan
memo perintah diberikan kepada pelanggan.
11. Pelanggan
menuju ke kepala gudang dan kepala gudang mengecek SJ #3, dan memo perintah
yang dibawa pelanggan. Kepala gudang mengkoordinasi mandor untuk memproses
pengiriman barang dengan memberikan SJ #3.
12. Mandor
mengkoordinasi buruh agar barang dapat dipersiapkan dan dimuat pada truk
pelanggan. Barang berserta dengan SJ #2 dan SO #1 dibawa oleh pelanggan. SJ #3
dikembalikan ke kepala gudang.
13. Kepala
gudang menerima SJ #3 dan meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ
#3 serta membuat rekapan persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan
persediaan diberikan bagian penjualan. SJ #3 diarsip berdasarkan tanggal.
14. Bagian
penjualan memberikan SJ #1 kepada bagian keuangan supaya dapat membuat faktur.
Bagian penjualan meng-update Outstanding Order bahwa barang telah
diterima pelanggan, mengarsip OO berdasarkan nomor serta mencari SO #2. SO #2
diberikan bagian akuntansi.
15. Bagian
akuntansi menerima SO #2 dan meng-update kartu piutang. SO #2 diarsip
berdasarkan nomor SO dan kartu piutang diarsip berdasarkan nama pelanggan serta
siklus penjualan kredit berakhir.
Dokumen-dokumen
yang terkait antara lain surat order penjualan, Outstanding Order, surat
pesanan barang/purchase order (PO), rekapan persediaan, kartu piutang,
memo perintah yang dilampirkan bersama dengan surat jalan, kartu stok barang,
laporan penjualan, dan rekapan penjualan.
v Siklus Penjualan Tunai
Siklus penjualan tunai merupakan
suatu proses yang dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman
barang/pengambilan barang oleh pelanggan, dan pelunasan pembayaran dari
pelanggan.
Penjelasan Prosedur:
1. Bagian
penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang datang langsung ke kantor atau
melalui telepon dan menerima uang muka dari pelanggan.
2. Bagian
penjualan mencatat pesanan pada Sales Order (SO) sebanyak dua rangkap (SO #1
untuk pelanggan, SO #2 diberikan bagian keuangan) dan mencatat pada Outstanding
Order (OO) serta membuat tanda terima (TT) dua rangkap (TT #1 untuk
pelanggan dan TT#2 diberikan bagian keuangan). OO diarsip berdasarkan nomor
dokumen.
3. TT#2,
SO#2, dan uang diberikan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat Nota
Penjualan (NP) dua rangkap berdasarkan SO #2. Uang akan disetorkan ke bank dan
bukti setoran akan diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsip berdasarkan
tanggal. NP #1 dan SO #2 diberikan ke bagian penjualan. NP #2 dan TT #2 diarsip
berdasarkan tanggal.
4. Bagian
penjualan menerima NP #1 dan SO #2 dari bagian keuangan serta membuat surat
jalan (SJ) tiga rangkap dan memo perintah. SO #2 diarsip berdasarkan nomor.
Setelah itu, barang dikirim atau tidak tergantung permintaan dari pelanggan.
5. Jika
barang dikirim, SJ, memo perintah, dan NP #1 akan diberikan kepala gudang.
Kepala gudang menandatangani surat jalan dan mengkoordinasi mandor untuk
memproses pengiriman barang. Memo
perintah diarsip berdasarkan tanggal.
6. SJ
dan NP #1 diberikan ke mandor dan kemudian mandor akan mengkoordinasi buruh
untuk menyiapkan dan memuat barang pada truk. Surat jalan dan NP #1 diberikan
kepada bagian pengiriman lalu menuju ke lokasi pelanggan.
7. Barang
diturunkan ke lokasi pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani surat jalan
dan menagih pelanggan. Jika sebelumnya pelanggan sudah memberikan uang muka,
maka bagian pengiriman menerima TT #1 dan bukti transfer dari pelanggan. SJ#2
dan NP #1 diberikan kepada pelanggan.
8. Bagian
pengiriman kembali ke gudang dengan membawa bukti transfer dari pelanggan
beserta dengan SJ #1 dan #3, TT #1 yang kemudian diberikan kepada kepala
gudang.
9. Kepala
gudang menerima SJ #1, #3, TT #1, dan bukti transfer serta meng-update kartu
stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan SJ #3.
Rekapan persediaan diberikan kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip
berdasarkan tanggal.
10. SJ
#1 diberikan ke bagian penjualan supaya dapat meng-update Outstanding Order bahwa
barang telah diterima pelanggan. SJ #1 diarsip berdasarkan tanggal dan OO
diarsip berdasarkan nomor
11. TT
#1 dan bukti transfer diberikan ke bagian keuangan dan diperiksa dengan NP #2
yang telah diarsip. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal. Bukti transfer dan NP #2
diberikan ke bagian akuntansi.
12. Bagian
akuntansi menerima bukti transfer dan NP #2. Bagian akuntansi membuat rekapan
penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti transfer
dan membuat laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2,
rekapan penjualan, dan bukti transfer diarsip berdasarkan tanggal dan siklus
penjualan tunai ini berakhir.
13. Jika
barang tidak dikirim, pelanggan datang dan bagian penjualan mengecek TT #1 dan
SO #1 yang dibawa pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2, SJ #3,
memo perintah, SO #1 dan NP #1 diberikan kepada pelanggan. Bagian penjualan
meng-update OO bahwa barang sudah diambil pelanggan. SJ #1 diarsip
bagian penjualan berdasarkan tanggal dan OO diarsip berdasarkan nomor.
14. Pelanggan
menuju ke bagian keuangan dan bagian keuangan menerima NP #1, TT #1, dan uang
dari pelanggan. Bagian keuangan memeriksa uang dengan NP dan TT #1. NP #1
diberikan ke pelanggan dan NP #2 diberikan ke bagian akuntansi. Uang dibawa
bagian keuangan untuk disetorkan ke bank. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal dan
bukti setoran diberikan ke bagian akuntansi.
15. Pelanggan
menuju ke kepala gudang dan kepala gudang menerima NP #1, SJ #3, dan memo
perintah dari pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah dilunasi pelangggan
dan barang dapat diambil. Kepala gudang
mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang dengan memberikan SJ #3.
16. Mandor
mengkoordinasi buruh untuk menyiapkan barang dan dimuat pada truk pelanggan.
Barang dibawa pelanggan bersama dengan SJ #2 dan NP #1. SJ #3 dikembalikan ke
kepala gudang.
17. Kepala
gudang meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat
rekapan persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan
kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasakan tanggal.
18. Bagian
akuntansi menerima bukti setoran dan NP #2 dari bagian keuangan serta membuat
rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti
setoran dan membuat laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh
pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan bukti setoran diarsip berdasarkan
tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.
Dokumen-dokumen
yang terkait antara lain surat order penjualan, outstanding order, tanda
terima, memo perintah yang dilampirkan bersama dengan surat jalan, kartu stok
barang, rekapan persediaan, laporan penjualan, rekapan penjualan, dan nota
penjualan.
v Siklus
Pengembalian Barang/Retur Penjualan
Siklus
retur penjualan merupakan suatu proses yang dimulai dari penerimaan komplain
dari pelanggan mengenai barang yang cacat/rusak, persetujuan retur
penjualan, dan pemrosesan retur penjualan.
Penjelasan Prosedur:
1. Bagian
penjualan menerima keluhan dari pelanggan mengenai barang yang cacat/rusak
melalui telepon dan dicatat pada kertas kecil.
2. Bagian
penjualan menginfokan keluhan pelanggan kepada kepala gudang supaya dapat
meminta mandor untuk memeriksa barang di tempat pelanggan.
3. Barang
diperiksa oleh mandor dan setelah itu mandor kembali ke kantor dan mengkonfirmasi
bagian penjualan untuk memutuskan apakah retur bisa disetujui atau tidak.
4. Jika
retur tidak setujui, maka siklus retur penjualan berakhir. Jika retur disetujui,
dicek terlebih dahulu barang pengganti tersedia atau tidak.
5. Apabila
barang pengganti tersedia maka bagian penjualan akan membuat surat jalan retur
(SJR) dua rangkap dan memo perintah (MP) yang diberikan kepala gudang. Bagian
penjualan juga meng-update Outstanding Order (OO) bahwa barang telah
diretur.
6. Kepala
gudang menerima SJR dan MP serta mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan dan
memuat barang pengganti. MP diarsip berdasarkan tanggal.
7. Bagian
pengiriman membawa barang pengganti bersama dengan SJR ke lokasi pelanggan.
Barang diturunkan ke lokasi pelanggan dan meminta pelanggan menandatangani SJR.
SJR #2 diberikan ke pelanggan. SJR #1 dengan barang yang rusak dibawa kembali
oleh bagian pengiriman ke gudang.
8. Kepala
gudang menerima SJR #1 kemudian meng-update kartu stok barang dan
membuat rekapan persediaan. SJR #1 diarsip berdasarkan tanggal.
9. Apabila
barang pengganti tidak tersedia maka bagian penjualan akan melihat apakah
barang yang rusak tersebut sudah dilunasi atau belum. Bagian penjualan akan
mengkonfirmasi bagian keuangan untuk dicek melalui faktur/nota penjualan yang
telah diarsip.
10. Apabila
sudah dilunasi, maka bagian penjualan akan meminta uang pengganti dari bagian
keuangan. Bagian keuangan membuat nota retur penjualan (NRP) dua rangkap,
menyiapkan cek/giro/bukti transfer, dan membuat bukti pengeluaran kas. Bukti
pengeluaran kas akan diberikan bagian akuntansi. NRP dan cek/giro/bukti
transfer diberikan ke bagian pengiriman menuju ke lokasi pelanggan.
11. Pelanggan
diminta menandatangani NRP. NRP #1 dan cek/giro/bukti transfer diberikan kepada
pelanggan. NRP #2 dibawa kembali oleh bagian pengiriman bersama dengan barang
yang rusak.
12. Bagian
pengiriman mengembalikan barang yang rusak pada gudang dan NRP #2 diberikan
oleh kepala gudang. Kepala gudang memberikan NRP #2 ke bagian akuntansi supaya
dapat membuat laporan retur penjualan untuk dicek dengan bukti pengeluaran kas
dari bagian keuangan. NRP #2 diarsip berdasarkan tanggal serta siklus retur
penjualan ini berakhir.
13. Apabila
belum dilunasi, maka bagian penjualan akan meng-update Outstanding Order,
mengkonfirmasi bagian akuntansi untuk meng-update kartu piutang dan
meminta bagian keuangan untuk mencari SJ #1. SJ #1 diberikan pada bagian
pengiriman untuk menuju lokasi pelanggan. SJ #1 akan diberikan pada pelanggan
dan barang yang rusak dibawa kembali oleh bagian pengiriman menuju ke gudang
serta siklus retur penjualan ini berakhir.
Dokumen-dokumen yang terkait antara
lain memo perintah dan surat jalan retur, nota retur penjualan, outstanding
order, laporan retur penjualan, kartu stok barang, rekapan persediaan,
kartu piutang, dan bukti pengeluaran kas.
v Siklus
Penagihan Piutang
Siklus
penagihan piutang merupakan suatu proses yang dimulai dari penyiapan faktur dan
daftar tagihan sampai pada proses penagihan kepada pelanggan.
Penjelasan Prosedur:
1. Bagian
keuangan membuat faktur penjualan (FP) dan daftar tagihan berdasarkan SJ #1.
2. FP
#1 dan SJ #1 diserahkan kepada penagih.
3. Penagih
akan menagih pelanggan. Penagih akan memeriksa cek/giro/bukti transfer dari
pelanggan dengan jumlah yang tertera pada FP #1. FP #1 dan SJ #1 diberikan
kepada pelanggan. FP #1 yang belum tertagih dan SJ #1 dibawa kembali oleh
penagih.
4. Setelah
penagih kembali ke kantor, bagian keuangan memeriksa hasil tagihan dengan FP #2
dan meng-update -daftar tagihan. FP #1 yang belum tertagih, SJ #1 dan
daftar tagihan akan disimpan kembali berdasarkan tanggal.
5. Cek/giro
akan disetorkan ke bank oleh bagian keuangan pada saat jatuh tempo. Bukti
setoran/bukti transfer akan diberikan ke bagian akuntansi.
6. FP
#2 yang sudah tertagih akan diberikan ke bagian akuntansi supaya dapat meng-update
kartu piutang.
7. Bagian
akuntansi merekap transaksi penjualan secara harian supaya dapat dicek dengan
bukti transfer/bukti setoran dan membuat laporan penjualan secara bulanan
supaya dapat dilihat oleh pemilik. FP #2 diarsip berdasarkan tanggal. Rekapan
penjualan, bukti setoran, dan bukti transfer diarsip berdasarkan tanggal serta
siklus penagihan piutang ini berakhir.
Dokumen-dokumen
yang terkait antara lain surat jalan, faktur penjualan, laporan penjualan,
rekapan penjualan, dan kartu piutang.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Sistem Informasi Berbasis Komputer
atau Computer Based Information System
(CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang
berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Penggunaan
Sistem Informasi dalam perusahaan sangat diperlukan dalam mendukung kegiatan
perusahaan, untuk itu perusahaan berbondong-bondong dalam memperbaharui sistem mereka,
sama halnya yang dilakukan oleh CV. Bintang Jaya, karena pada dasarnya SIA menghasilkan
beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar dan menyediakan
database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
DAFTAR PUSTAKA
Azhar Susanto. 2004. Sistem
Informasi Manajemen. Bandung: Linggar Jaya.
Bagranoff,
Simkin, Strand. 2008. Core Concepts of
Accounting Information System, Edisi ke-10, John Wiley & Sons,Inc.
Hall, James A.
2010. Accounting Information System, Edisi
ke-8, South Western College Publishing, Thomson Learning.
Krismiaji. 2002. Sistem
Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.
La Midjan dan Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi
Akuntansi. Bandung: Lembaga Informatika.
Lingga Jaya. George H. Bodnar dan
Amir Abadi Jusuf.
2006.
Sistem Informasi Akuntansi. http://journal.uii.ac.id/index.php/snati/article/view/1084/982/
diakses, 07 April 2017.
Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba
Empat
Romney, Marshal
B dan Paul John Steinbart. 2009. Accounting
Information System, Edisi ke-11, Prentice Hall, NJ.
Setyawan, Fajar D. 2004. Analisis
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada CV. Sakinah
Farmindo Makmur (Online) http://download.portalgaruda.org/ diakses,
07 April 2017.
Wing Wahyu Winarno. 2006. Sistem Informasi Akuntansi,
Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Yustiariri.
2012. Konsep Sistem Informasi Akuntansi
(Online) http://yustiariri.wordpress.com/ diakses, 07 April 2017.
Zaki Baridwan. 2003, Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta: Gajah Mada.
No comments:
Post a Comment