MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DI PERUSAHAAN DAGANG

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

            Informasi dari suatu perusahaan, terutama Informasi keuangan dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak-pihak diluar perusahaan, seperti kreditur, calon investor, kantor pajak, dan lain-lain memerlukan Informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Di samping itu, pihak intern yaitu manajemen juga memerlukan Informasi untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan.

            Untuk memenuhi kebutuhan Informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan Informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual (tanpa mesin-mesin pembantu) atau proses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai denagn Komputer.

            Sistem informasi akuntansi salah satu sistem Informasi diantara berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem ini merupakan subsistem Informasi manajemen yang mengelola data keuangan menjadi Informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern maupun pemakai ekstern.

            Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data dari kegiatan-kegiatan perusahaan dan mengubah data tersebut menjadi Informasi serta menyediakan Informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Cara kerja SIA adalah semua sumber data baik yang berasal dari dalam maupun dari luar perusahaan dikumpulkan menjadi satu dan diubah ke dalam bentuk database. Setelah itu semua data yang telah berbentuk database, diubah dengan menggunakan perangkat lunak menjadi sebuah Informasi yang lebih bermanfaat bagi semua pemakai Informasi. Kemudian data yang telah diubah menjadi Informasi disampaikan ke semua pemakai yang membutuhkan, seperti manajemen dan pemakai intern maupun pemakai ekstern perusahaan.

            Sistem informasi Akuntansi (SIA) menyediakan Database yang lengkap yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database ini menyediakan banyak input bagi sub sistem CBIS (Computer Based Information System) lain (terutama SIM dan DSS).

1.2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah:

1.      Apakah pengertian sistem informasi akuntansi?

2.      Apakah konsep dari sistem informasi akuntansi?

3.      Apa saja tugas dari pengolahan data?

4.      Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi di CV. Bintang Jaya?

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian dari makalah ini adalah untuk:

1.      Mengetahui pengertian sistem informasi akuntansi.

2.      Mengetahui konsep dari sistem informasi akuntansi.

3.      Mengetahui tugas dari pengolahan data.

4.      Mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi di CV. Bintang Jaya?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

            Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.

            Sebagai sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupum di luar perusahaan. Selain itu sistem informasi akuntansi adalah satu-satunya CBIS (Computer Based Information System) yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan.

            Informasi akuntansi berhubungan dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap arus dana kedalam perusahaan, dana diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran, manufaktur dan kegiatan lainnya maka dari itu sangat perlu mengontrol semua arus dana agar penggunaannya bisa efektif.

       Banyak pihak berkepentingan terhadap informasi keuangan suatu perusahaan. Jika dikategorikan ada dua kelompok besar yang sangat berkepentingan yaitu pihak eksternal dan internal. Keduanya mempunya peranan yang kuat dalam menentukan pertumbuhan perusahaan, terutama pihak internal yang terlibat langsung pada pengelolaan keuangan. Informasi yang dihasilkan oleh pihak internal perusahaan di gunakan sebagai pendukung dalam kegiatan perusahaan sehari-hari dan pendukung dalam proses pengambilan keputusan. Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu:

1.      Informasi akuntansi keuangan yaitu informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak external.

2.      Informasi Akuntansi Manajemen yaitu informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

            Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam sebuah organisasi antara lain adalah sebagai beriku:

1. Analisa Perilaku

            Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan

harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

2. Metode Kuantitatif

            Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

3. Komputer

            Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain:

a.       Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

b.      Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

c.       Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Sebuah SIA menambah nilai sebuah organisasi dengan cara:

1.      Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan.

2.      Aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

3.      Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan.

4.      Meningkatkan efisiensi.

5.      Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.

6.      Meningkatkan sharing knowledge.

7.      Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA:

1.      Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.

2.      Bagaimana caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan.

3.      Bagaimana caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan kecepatan data dan informasi yang disajikan.

            Perbedaan utama Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Informasi Manajemen terletak pada ruang lingkup, yaitu sistem Informasi manajemen mencakup semua data yang terdapat dalam organisasi, semua aktivitas pengolahan di dalam organisasi dan seiring Informasi yang digunakan oleh orang-orang dalam organisasi. Sistem Informasi akuntansi hanya meliputi jenis data dari Informasi tertentu. Dengan kata lain, sistem Informasi akuntansi merupakan subsistem Informasi manajemen di dalam suatu organisasi.

            Sistem Informasi akuntansi merupakan subsistem Informasi yang paling banyak menembus dan seiring paling besar dalam organisasi perusahaan. Dalam banyak organisasi, sistem Informasi akuntansi merupakan salah satunya sistem Informasi yang dibentuk secara formal.

2.2. Konsep Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

2.2.1. Definisi Sistem Informasi Akuntansi

            Sistem informasi akuntasi merupakan sebuah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.

2.2.2. Tujuan Siatem Informasi Akuntansi

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah:

1.      Mendukung operasi-operasi sehari-hari.

2.      Mendukung pengambilan keputusan manajemen.

3.      Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban.

2.2.3. Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Komponen sistem informasi akuntansi adalah:

1.      Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut.

2.      Prosedur-prosedur, baik manual maupun terototomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3.      Data tentang proses-proses bisnis.

4.      Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5.      Infrastruktur teknologi informasi.

2.2.4. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan Dagang

Fungsi sistem informasi akuntansi di perusahaan dagang adalah:

1.      Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan disuatu organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku dalam aktivitas tersebut.

2.      Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen.

3.      Menyediakan pengendalian yang memadai.

2.2.5. Aktivitas Dalam Rantai Nilai Organisasi di Perusahaan Dagang

Aktivitas dalam rantai nilai di perusahaan dagang adalah:

1.      Inbound Logistics seperti penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukan.

2.      Outbound Logistics/distribusi produk ke pelanggan.

3.      Pemasaran dan Penjualan.

4.      Pelayanan seperti dukungan purna jual dan maintenance.

Aktivitas Pendukung Organisasi:

1.      Infrastruktur Perusahaan: akuntansi, hukum, administrasi umum.

2.      Sumber Daya Manusia: perekrutan, pengontrolan, pelatihan dan kompensasi kepada pegawai.

3.      Teknologi: Peningkatan produk dan jasa (penelitian).

4.      Pembelian.

2.2.6. Data

            Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan dan proses dengan sistem informasiMisal untuk penjualan, data yang perlu dikumpulkan adalah:

1.      Fakta mengenai kejadian-kejadian (tanggal penjualan, jumlah, dll).

2.      Sumber data (identitas barang dan jasa, harga per unit, dll).

3.      Para pelaku (identitas pelanggan dan penjual produk).

2.2.7. Informasi dan Pengambilan Keputusan

            Informasi adalah Data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. Karakteristik informasi yang berguna adalah relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami dan dapat diverifikasi. Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan:

1.      Identifikasi Masalah.

2.      Pemilihan metode pemecahan masalah.

3.      Mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut.

4.      Mengimplementasikan model tersebut.

5.      Mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada.

6.      Melaksanakan solusi terpilih.

2.3. Tugas Pengolahan Data

2.3.1. Pengumpulan Data

            Pada pengumpulan data, sistem pengolahan data mengumpulkan data yang

menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2.3.2. Perubahan Data/Manipulasi Data

            Perubahan data/Manipulasi data adalah proses pengolahan data menjadi informasi yang lebih berguna. Operasi Manipulasi data meliputi:

1.      Pengklasifikasian, setiap karyawan digolongkan menurut departemen.

2.      Pengurutan, catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data.

3.      Perhitungan, melakukan perhitungan dalam pembayaran gaji karyawan.

4.      Pengikhtisaran, banyak data yang perlu disarikan menjadi bentuk total, subtotal, dan rata-rata.

2.3.3. Penyimpanan Data

            Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.

2.3.4. Penyiapan Dokumen

            Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai menggunakan tampilan layar. Output pada SIA dipicu oleh 2 hal:

1. Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi

2. Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada saat tertentu.

2.3.5. Pembuatan Dokumen

            Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen dokumen dalam dokumentasi system informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainya menjelaskan bagaimana sistem bekerja. Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi dikeluarkan serta didistribusikan, dan sistem dikendalikan. Karena diagram dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang system informasi akuntansi lebih suka menggunakan diagram seperti flowchart, data flow digram, entiti relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen/dokumentasi, program yang berkaitan dengan aplikasi dan projek disimpan.

        

    Tempat penyimpanan dokumen ini sangat membantu seorang analis sistem untuk selalu dapat berhubungan dengan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian secara mendetail. Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasi memiliki peranan penting dalam hal berikut ini:

1.      Sebuah sistem beropersi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia.

2.      Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.

3.      Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

2.3.6. Sifat Pengolahan Data

            Beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area aplikasi yang lain yaitu:

1.      Pengolahan data menjalankan tugas yang penting.

2.      Mengikuti prosedur standar secara relatif.

3.      Peraturn dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan.

4.      Menghimpun data yang detail atau lengkap karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan.

5.      Mempunyai fokus historis yang paling utama.

6.      Memberikan informasi pemecahan masalah mini.

2.4. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan Dagang

            CV. Bintang Jaya bergerak dibidang elektronik dan computer menjual berbagai kebutuhan elektronik dan komputer, melayani penjualan dalam bentuk partai dan eceran.

Visi:

Menjadi direktori bisnis online terbaik dan terlengkap.

Misi:

Ø  Mempunyai database perusahaan terlengkap akurat dan terpercaya.

Ø  Memberi pelayanan terbaik kepada customer.

Ø  Membuat direktori bisnis online terlengkap, cepat dan mudah.

Ø  Menjadi perusahaan yang bermanfaat bagi nusa dan bangsa melalui teknologi.

Ø  Memberi lebih banyak prospek kepada customer.

       Dalam pelaksanaannya CV. Bintang Jaya menggunakan Sistem Informasi agar dapat memberikan Informasi aktual mengenai kegiatan perusahaannya. Contoh sederhana Sistem Informasi Akuntansi di CV. Bintang Jaya adalah alur proses bisnis dari penjualan, penagihan piutang dan retur penjualan. Berikut adalah contoh Sistem Informasi yang digunakan oleh CV. Bintang Jaya:

v  Siklus Penjualan Kredit

            Siklus penjualan kredit merupakan suatu proses yang dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, persetujuan kredit, dan pengiriman barang ke pelanggan atau pengambilan barang oleh pelanggan.

Penjelasan Prosedur:

1.      Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang datang kantor, melalui telepon, atau mengirim Purchase Order (PO) melalui fax. Bagian penjualan dapat melihat rekapan persediaan untuk melihat ketersediaan barang yang dipesan pelanggan.

2.      Bagian penjualan mempertimbangkan batas kredit dengan melihat kartu piutang dari bagian akuntansi. Jika kredit tidak disetujui, maka pelanggan disarankan untuk membeli secara tunai. Jika pelanggan tidak mau membeli tunai, maka siklus penjualan kredit ini akan berakhir.

3.      Jika kredit disetujui, bagian penjualan mencatat pesanan pada Sales Order (SO) sebanyak dua rangkap dan pada Outstanding Order (OO). Bagian penjualan mengotorisasi kredit dengan memberikan stempel & tanda tangan dan selanjutnya pelanggan diminta menandatangani SO. SO #1 diberikan kepada pelanggan dan SO #2 diarsip bagian penjualan berdasarkan nomor SO. OO diarsip berdasarkan nomor.

4.      Bagian penjualan membuat surat jalan (SJ) tiga rangkap dan memo perintah berdasarkan SO #2. Setelah itu, barang dikirim atau tidak tergantung permintaan dari pelanggan. Jika barang dikirim, SJ dan memo perintah diberikan kepala gudang agar dapat mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang pesanan. Memo perintah diarsip berdasarkan tanggal.

5.      SJ diberikan kepada mandor supaya buruh dapat menyiapkan barang dan memuat pada truk. Barang dan SJ dibawa bagian pengiriman menuju lokasi pelanggan.

6.      Barang diturunkan di lokasi pelanggan dan pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2 diberikan kepada pelanggan, SJ #1 dan #3 dibawa kembali oleh bagian pengiriman kembali ke gudang.

7.      Bagian pengiriman memberikan SJ #1 dan #3 ke kepala gudang. Kepala gudang meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan ke bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasarkan tanggal.

8.      SJ #1 diberikan kepada bagian penjualan supaya bagian penjualan dapat meng-update Outstanding Order bahwa barang telah diterima pelanggan dan diarsip berdasarkan nomor serta mencari SO #2. SJ#1 kemudian diberikan ke bagian keuangan supaya dapat membuat faktur penjualan.

9.      Bagian penjualan memberikan SO #2 ke bagian akuntansi supaya dapat meng-update kartu piutang. SO#2 diarsip bagian akuntansi berdasarkan nomor SO dan kartu piutang diarsip berdasarkan nama pelanggan serta siklus penjualan kredit ini berakhir.

10.  Jika barang tidak dikirim, pelanggan datang dan bagian penjualan memeriksa SO #1 yang dibawa pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2, SJ #3, dan memo perintah diberikan kepada pelanggan.

11.  Pelanggan menuju ke kepala gudang dan kepala gudang mengecek SJ #3, dan memo perintah yang dibawa pelanggan. Kepala gudang mengkoordinasi mandor untuk memproses pengiriman barang dengan memberikan SJ #3.

12.  Mandor mengkoordinasi buruh agar barang dapat dipersiapkan dan dimuat pada truk pelanggan. Barang berserta dengan SJ #2 dan SO #1 dibawa oleh pelanggan. SJ #3 dikembalikan ke kepala gudang.

13.  Kepala gudang menerima SJ #3 dan meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 serta membuat rekapan persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan bagian penjualan. SJ #3 diarsip berdasarkan tanggal.

14.  Bagian penjualan memberikan SJ #1 kepada bagian keuangan supaya dapat membuat faktur. Bagian penjualan meng-update Outstanding Order bahwa barang telah diterima pelanggan, mengarsip OO berdasarkan nomor serta mencari SO #2. SO #2 diberikan bagian akuntansi.

15.  Bagian akuntansi menerima SO #2 dan meng-update kartu piutang. SO #2 diarsip berdasarkan nomor SO dan kartu piutang diarsip berdasarkan nama pelanggan serta siklus penjualan kredit berakhir.

            Dokumen-dokumen yang terkait antara lain surat order penjualan, Outstanding Order, surat pesanan barang/purchase order (PO), rekapan persediaan, kartu piutang, memo perintah yang dilampirkan bersama dengan surat jalan, kartu stok barang, laporan penjualan, dan rekapan penjualan.

v  Siklus Penjualan Tunai

            Siklus penjualan tunai merupakan suatu proses yang dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang/pengambilan barang oleh pelanggan, dan pelunasan pembayaran dari pelanggan.

Penjelasan Prosedur:

1.      Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang datang langsung ke kantor atau melalui telepon dan menerima uang muka dari pelanggan.

2.      Bagian penjualan mencatat pesanan pada Sales Order (SO) sebanyak dua rangkap (SO #1 untuk pelanggan, SO #2 diberikan bagian keuangan) dan mencatat pada Outstanding Order (OO) serta membuat tanda terima (TT) dua rangkap (TT #1 untuk pelanggan dan TT#2 diberikan bagian keuangan). OO diarsip berdasarkan nomor dokumen.

3.      TT#2, SO#2, dan uang diberikan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat Nota Penjualan (NP) dua rangkap berdasarkan SO #2. Uang akan disetorkan ke bank dan bukti setoran akan diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsip berdasarkan tanggal. NP #1 dan SO #2 diberikan ke bagian penjualan. NP #2 dan TT #2 diarsip berdasarkan tanggal.

4.      Bagian penjualan menerima NP #1 dan SO #2 dari bagian keuangan serta membuat surat jalan (SJ) tiga rangkap dan memo perintah. SO #2 diarsip berdasarkan nomor. Setelah itu, barang dikirim atau tidak tergantung permintaan dari pelanggan.

5.      Jika barang dikirim, SJ, memo perintah, dan NP #1 akan diberikan kepala gudang. Kepala gudang menandatangani surat jalan dan mengkoordinasi mandor untuk memproses  pengiriman barang. Memo perintah diarsip berdasarkan tanggal.

6.      SJ dan NP #1 diberikan ke mandor dan kemudian mandor akan mengkoordinasi buruh untuk menyiapkan dan memuat barang pada truk. Surat jalan dan NP #1 diberikan kepada bagian pengiriman lalu menuju ke lokasi pelanggan.

7.      Barang diturunkan ke lokasi pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani surat jalan dan menagih pelanggan. Jika sebelumnya pelanggan sudah memberikan uang muka, maka bagian pengiriman menerima TT #1 dan bukti transfer dari pelanggan. SJ#2 dan NP #1 diberikan kepada pelanggan.

8.      Bagian pengiriman kembali ke gudang dengan membawa bukti transfer dari pelanggan beserta dengan SJ #1 dan #3, TT #1 yang kemudian diberikan kepada kepala gudang.

9.      Kepala gudang menerima SJ #1, #3, TT #1, dan bukti transfer serta meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan SJ #3. Rekapan persediaan diberikan kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasarkan tanggal.

10.  SJ #1 diberikan ke bagian penjualan supaya dapat meng-update Outstanding Order bahwa barang telah diterima pelanggan. SJ #1 diarsip berdasarkan tanggal dan OO diarsip berdasarkan nomor

11.  TT #1 dan bukti transfer diberikan ke bagian keuangan dan diperiksa dengan NP #2 yang telah diarsip. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal. Bukti transfer dan NP #2 diberikan ke bagian akuntansi.

12.  Bagian akuntansi menerima bukti transfer dan NP #2. Bagian akuntansi membuat rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti transfer dan membuat laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan bukti transfer diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.

13.  Jika barang tidak dikirim, pelanggan datang dan bagian penjualan mengecek TT #1 dan SO #1 yang dibawa pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2, SJ #3, memo perintah, SO #1 dan NP #1 diberikan kepada pelanggan. Bagian penjualan meng-update OO bahwa barang sudah diambil pelanggan. SJ #1 diarsip bagian penjualan berdasarkan tanggal dan OO diarsip berdasarkan nomor.

14.  Pelanggan menuju ke bagian keuangan dan bagian keuangan menerima NP #1, TT #1, dan uang dari pelanggan. Bagian keuangan memeriksa uang dengan NP dan TT #1. NP #1 diberikan ke pelanggan dan NP #2 diberikan ke bagian akuntansi. Uang dibawa bagian keuangan untuk disetorkan ke bank. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal dan bukti setoran diberikan ke bagian akuntansi.

15.  Pelanggan menuju ke kepala gudang dan kepala gudang menerima NP #1, SJ #3, dan memo perintah dari pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah dilunasi pelangggan dan  barang dapat diambil. Kepala gudang mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang dengan memberikan SJ #3.

16.  Mandor mengkoordinasi buruh untuk menyiapkan barang dan dimuat pada truk pelanggan. Barang dibawa pelanggan bersama dengan SJ #2 dan NP #1. SJ #3 dikembalikan ke kepala gudang.

17.  Kepala gudang meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasakan tanggal.

18.  Bagian akuntansi menerima bukti setoran dan NP #2 dari bagian keuangan serta membuat rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti setoran dan membuat laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan bukti setoran diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.

                Dokumen-dokumen yang terkait antara lain surat order penjualan, outstanding order, tanda terima, memo perintah yang dilampirkan bersama dengan surat jalan, kartu stok barang, rekapan persediaan, laporan penjualan, rekapan penjualan, dan nota penjualan.

v  Siklus Pengembalian Barang/Retur Penjualan

            Siklus retur penjualan merupakan suatu proses yang dimulai dari penerimaan komplain dari pelanggan mengenai barang yang cacat/rusak, persetujuan retur penjualan, dan pemrosesan retur penjualan.

 Penjelasan Prosedur:

1.      Bagian penjualan menerima keluhan dari pelanggan mengenai barang yang cacat/rusak melalui telepon dan dicatat pada kertas kecil.

2.      Bagian penjualan menginfokan keluhan pelanggan kepada kepala gudang supaya dapat meminta mandor untuk memeriksa barang di tempat pelanggan.

3.      Barang diperiksa oleh mandor dan setelah itu mandor kembali ke kantor dan mengkonfirmasi bagian penjualan untuk memutuskan apakah retur bisa disetujui atau tidak.

4.      Jika retur tidak setujui, maka siklus retur penjualan berakhir. Jika retur disetujui, dicek terlebih dahulu barang pengganti tersedia atau tidak.

5.      Apabila barang pengganti tersedia maka bagian penjualan akan membuat surat jalan retur (SJR) dua rangkap dan memo perintah (MP) yang diberikan kepala gudang. Bagian penjualan juga meng-update Outstanding Order (OO) bahwa barang telah diretur.

6.      Kepala gudang menerima SJR dan MP serta mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan dan memuat barang pengganti. MP diarsip berdasarkan tanggal.

7.      Bagian pengiriman membawa barang pengganti bersama dengan SJR ke lokasi pelanggan. Barang diturunkan ke lokasi pelanggan dan meminta pelanggan menandatangani SJR. SJR #2 diberikan ke pelanggan. SJR #1 dengan barang yang rusak dibawa kembali oleh bagian pengiriman ke gudang.

8.      Kepala gudang menerima SJR #1 kemudian meng-update kartu stok barang dan membuat rekapan persediaan. SJR #1 diarsip berdasarkan tanggal.

9.      Apabila barang pengganti tidak tersedia maka bagian penjualan akan melihat apakah barang yang rusak tersebut sudah dilunasi atau belum. Bagian penjualan akan mengkonfirmasi bagian keuangan untuk dicek melalui faktur/nota penjualan yang telah diarsip.

10.  Apabila sudah dilunasi, maka bagian penjualan akan meminta uang pengganti dari bagian keuangan. Bagian keuangan membuat nota retur penjualan (NRP) dua rangkap, menyiapkan cek/giro/bukti transfer, dan membuat bukti pengeluaran kas. Bukti pengeluaran kas akan diberikan bagian akuntansi. NRP dan cek/giro/bukti transfer diberikan ke bagian pengiriman menuju ke lokasi pelanggan.

11.  Pelanggan diminta menandatangani NRP. NRP #1 dan cek/giro/bukti transfer diberikan kepada pelanggan. NRP #2 dibawa kembali oleh bagian pengiriman bersama dengan barang yang rusak.

12.  Bagian pengiriman mengembalikan barang yang rusak pada gudang dan NRP #2 diberikan oleh kepala gudang. Kepala gudang memberikan NRP #2 ke bagian akuntansi supaya dapat membuat laporan retur penjualan untuk dicek dengan bukti pengeluaran kas dari bagian keuangan. NRP #2 diarsip berdasarkan tanggal serta siklus retur penjualan ini berakhir.

13.  Apabila belum dilunasi, maka bagian penjualan akan meng-update Outstanding Order, mengkonfirmasi bagian akuntansi untuk meng-update kartu piutang dan meminta bagian keuangan untuk mencari SJ #1. SJ #1 diberikan pada bagian pengiriman untuk menuju lokasi pelanggan. SJ #1 akan diberikan pada pelanggan dan barang yang rusak dibawa kembali oleh bagian pengiriman menuju ke gudang serta siklus retur penjualan ini berakhir.

            Dokumen-dokumen yang terkait antara lain memo perintah dan surat jalan retur, nota retur penjualan, outstanding order, laporan retur penjualan, kartu stok barang, rekapan persediaan, kartu piutang, dan bukti pengeluaran kas.

v  Siklus Penagihan Piutang

            Siklus penagihan piutang merupakan suatu proses yang dimulai dari penyiapan faktur dan daftar tagihan sampai pada proses penagihan kepada pelanggan.

 

Penjelasan Prosedur:

1.      Bagian keuangan membuat faktur penjualan (FP) dan daftar tagihan berdasarkan SJ #1.

2.      FP #1 dan SJ #1 diserahkan kepada penagih.

3.      Penagih akan menagih pelanggan. Penagih akan memeriksa cek/giro/bukti transfer dari pelanggan dengan jumlah yang tertera pada FP #1. FP #1 dan SJ #1 diberikan kepada pelanggan. FP #1 yang belum tertagih dan SJ #1 dibawa kembali oleh penagih.

4.      Setelah penagih kembali ke kantor, bagian keuangan memeriksa hasil tagihan dengan FP #2 dan meng-update -daftar tagihan. FP #1 yang belum tertagih, SJ #1 dan daftar tagihan akan disimpan kembali berdasarkan tanggal.

5.      Cek/giro akan disetorkan ke bank oleh bagian keuangan pada saat jatuh tempo. Bukti setoran/bukti transfer akan diberikan ke bagian akuntansi.

6.      FP #2 yang sudah tertagih akan diberikan ke bagian akuntansi supaya dapat meng-update kartu piutang.

7.      Bagian akuntansi merekap transaksi penjualan secara harian supaya dapat dicek dengan bukti transfer/bukti setoran dan membuat laporan penjualan secara bulanan supaya dapat dilihat oleh pemilik. FP #2 diarsip berdasarkan tanggal. Rekapan penjualan, bukti setoran, dan bukti transfer diarsip berdasarkan tanggal serta siklus penagihan piutang ini berakhir.

           

            Dokumen-dokumen yang terkait antara lain surat jalan, faktur penjualan, laporan penjualan, rekapan penjualan, dan kartu piutang.

           

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

            Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Penggunaan Sistem Informasi dalam perusahaan sangat diperlukan dalam mendukung kegiatan perusahaan, untuk itu perusahaan berbondong-bondong dalam memperbaharui sistem mereka, sama halnya yang dilakukan oleh CV. Bintang Jaya, karena pada dasarnya SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar dan menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

DAFTAR PUSTAKA

Azhar Susanto. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Linggar Jaya.

Bagranoff, Simkin, Strand. 2008. Core Concepts of Accounting Information System, Edisi ke-10, John Wiley & Sons,Inc.

Hall, James A. 2010. Accounting Information System, Edisi ke-8, South Western College Publishing, Thomson Learning.

Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.

La Midjan dan Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lembaga Informatika.

Lingga Jaya. George H. Bodnar dan                                                                   Amir     Abadi    Jusuf.    2006.    Sistem     Informasi    Akuntansi. http://journal.uii.ac.id/index.php/snati/article/view/1084/982/ diakses, 07 April 2017. 

Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Romney, Marshal B dan Paul John Steinbart. 2009. Accounting Information System, Edisi ke-11, Prentice Hall, NJ.

Setyawan, Fajar D. 2004. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada CV. Sakinah Farmindo Makmur (Online) http://download.portalgaruda.org/ diakses, 07 April 2017.

Wing Wahyu Winarno. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Yustiariri. 2012. Konsep Sistem Informasi Akuntansi (Online) http://yustiariri.wordpress.com/ diakses, 07 April 2017.

Zaki Baridwan. 2003, Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Gajah Mada.