Biaya Kualitas

1.        Pengertian Biaya Kualitas:

Horngren, et.al (2003): "The cost of quality (COQ) refers to cost incurpred to prevent, or cost arising as a result of the production of a law quality product".

Menurut Anonymous yang dikutip oleh Hariadi(2002): "The cost of quality refer to resources spent to assure consistent customer satisfaction".

Blocher, et. al (2014): "Biaya kualitas adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan pencegahan, pengidentifikasian, perbaikan, dan pembetulan produk yang berkualitas rendah, dan dengan opportunity costdari hilangnya waktu produksi dan penjualan sebagai akibat rendahnya kualitas".

Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa biaya kualitas adalah biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki kualitas produk.

2.            Manfaat Informasi Biaya Kualitas

Menurut Garrison et. al(2006) laporan biaya kualitas memiliki beberapa kegunaan:

1.    Informasi biaya kualitas membantu para manjer melihat keuntungan financialdari cacat.

2.    Informasi biaya kualitas membantu para manajer mengidentifikasikan pentingnya masalah-masalah kualitas yang dihadapi perusahaan.

3.    Informasi biaya kualitas membantu para manajer melihat apakah biaya- biaya kualitas di perusahaan mereka didistribusikan secara tidak baik.

Menurut Hansen, et.al (2010) manfaat biaya kualitas sebagai berikut:

1)    Pengambilan keputusan manajemen untuk pihak internal, dan bagi pihak eksternal yaitu untuk menilai kualitas perusahaan melalui program-program seperti ISO 9000.

2)    Untuk menerapkan dan mengawasi efektifitas program kualitas.

Jadi, manfaat biaya kualitas adalah untuk membantu manajemen menentukan laba, juga untuk mengambil keputusan strategi, serta untuk mempermudah pelaksanaan program pengendalian kualitas.

3.            Alasan Penetapan Biaya Kualitas

Menurut Gaspersz (2006), perusahaan-perusahaan kelas dunia menduga biaya kualitas (quality cost) untuk beberapa alasan berikut:

1.    Mengkuantifikasi ukuran dari masalah kualitas dalam “bahasa uang”, guna meningkatkan komunikasi di antara manajer menengah dan manajer puncak.

2.    Kesempatan utama untuk reduksi biaya dapat diidentifikasi.

3.    Kesempatan untuk mengurangi ketidakpuasan pelanggan dan ancaman - ancaman yang berkaitan dengan produk yang dipasarkan dapat diidentifikasi. Beberapa biaya dari kualitas jelek (cost of poor quality) merupakan hasil dari kegagalan produk setelah penjualan.

Beberapa perusahaan kelas dunia menggunakan ukuran biaya kualitas sebagai indikator keberhasilan program perbaikan kualitas, yang dapat dihubungkan dengan ukuran-ukuran lain sebagai berikut:

1.    Biaya kualitas dibandingkan dengan nilai penjualan (persentase biaya kualitas total terhadap nilai penjualan). Semakin rendah nilai ini, menunjukkan program perbaikan kualitas semakin sukses.

2.    Biaya kualitas dibandingkan terhadap keuntungan (persentase biaya kualitas total terhadap nilai keuntungan). Semakin rendah nilai ini, menunjukkan program perbaikan kualitas semakin sukses.

3.    Biaya kualitas dibandingkan dengan harga pokok penjualan (cost of goods sold), diukur berdasarkan persentase biaya kualitas total terhadap nilai harga pokok penjualan, dimana semakin rendahnya nilai ini menunjukkan semakin suksesnya program perbaikan kualitas.

Informasi biaya kualitas dapat memberikan berbagai macam mamfaat, yang antara lain dapat digunakan untuk hal-hal berikut (Fandy : 2000).

1.    Mengidentifikasi peluang laba (penghematan biaya dapat meningkatkan laba).

2.    Mengambil keputusan capital budgetingdan keputusan investasi lainnya.

3.    Menekan biaya pembelian dan biaya yang berkaitan dengan pemasok.

4.    Mengidentifikasi pemborosan dalam aktivitas yang tidak dikehendaki para pelanggan.

5.    Mengidentifikasi sistem yang berlebihan.

6.    Menentukan apakah biaya-biaya kualitas telah didistribusikan secara tepat.

7.    Penentuan tujuan dalam anggaran dan perencanaan laba.

8.    Mengidentifikasi masalah-masalah kualitas.

9.    Dijadikan sebagai alat manajemen untuk ukuran perbandingan tentang hubungan masukan-ke luaran.

10. Dijadikan sebagai salah satu alat analisis pareto untuk membedakan antara vital fewdantrivial many.

11. Dijadikan sebagai alat manajemen strategik untuk mengalokasikan sumber daya dalam perumusan dan pelaksanaan strategi.

12. Dijadikan sebagai ukuran penilaian kinerja yang objektif.

4.            Pengelompokkan Biaya Kualitas

Secara umum, Russel(1995) membagi biaya kualitas menjadi dua bagian, seperti yang dikemukakan sebagai berikut:

A..Quality cost fall into two major categories, the cost of quality of achieving good quality, also known as the cost of quality assurance, and the cost associated with poor quality products, also reffered to as the cost of non conforming to specification”.

Sedangkan Horngren, et.al(2003) menggolongkan biaya kualitas secara lebih spesifik ke dalam empat ketegori, yaitu :

a.    Prevention cost -costs incurred to preclude the production of product that do not confirm to specifications.

b.    Appraisal cost - costs incurred to defect which of the individual units of product do not conform to specifications.

c.    Internal failure cost- cost incurred by a non conforming product before it is shipped to customer.

d.    External failure cost - cost incurred by a non conformingproduct after it is shipped to customers.

Sementara Gaspersz (2006) mencoba untuk mengelompokkan biaya kualitas secara lebih rinci dengan mencantumkan contoh biaya-biaya yang sering mucul dari setiap komponen biaya kualitas, sebagai berikut:

1.    Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Costs), yaitu biaya-biaya yang berhubungan dengan kesalahan dan nonkonformansi (errors and nonconformance) yang ditemukan sebelum menyerahkan produk itu ke pelanggan. Biaya-biaya ini tidak akan muncul apabila tidak ditemukan kesalahan atau nonkonformansi dalam produk sebelum pengiriman. Contoh dari biaya kegagalan internal adalah:

a)    Serap: biaya yang dikeluarkan untuk tenaga kerja, material, dan biasanya overhead pada produk cacat yang secara ekonomis tidak dapat diperbaiki kembali. Terdapat banyak ragam dari jenis ini, yaitu serap, cacat, pemborosan, usang, dan lain-lain.

b)    Pekerjaan ulang (rework): biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki kesalahan (mengerjakan ulang) produk agar memenuhi spesifikasi yang ditentukan.

c)    Analisis kegagalan (failure Analysis): biaya yang dikeluarkan untuk menganalisis kegagalan produk guna menentukan penyebab-penyebab kegagalan.

d)    Inspeksi ulang dan pengujian ulang (reinspection and retesting): biaya-biaya yang dikeluarkan untuk inspeksi ulang dan pengujianulang produk yang telah mengalami pengerjaan ulang atau perbaikan kembali.

e)    Downgrading: selisih antara harga jual normal dan harga yang dikurangi karena alasan kualitas.

f)     Avoidable process losses: biaya-biaya kehilangan yang terjadi, meskipun produk itu tidak cacat (konformans), sebagai contoh : kelebihan bobot produk yang diserahkan ke pelanggan karena variabilitas dalam peralatan pengukuran, dan lain-lain.

2.    Biaya Kegagalan Eksternal (External Failure Costs), yaitu biaya-biaya yang berhubungan dengan kesalahan dan nonkonformansi (errors and nonconformance) yang ditemukan setelah produk itu diserahkan ke pelanggan. Biaya-biaya ini tidak akan muncul apabila tidak ditemukan kesalahan atau nonkonformansi dalam produk setelah pengiriman. Contoh dari biaya kegagalan eksternal adalah:

a)    Jaminan (warranty) : biaya yang dikeluarkan untuk penggantian atau perbaikan kembali produk yang masih berada dalam masa jaminan.

b)    Penyelesaian keluhan (complaint adjustment): biaya-biaya yang dikeluarkan untuk penyelidikan dan penyelesaian keluhan yang berkaitan dengan produk cacat.

c)    Produk dikembalikan (returned product) : biaya-biaya yang berkaitan dengan penerimaan dan penempatan produk cacat yang dikembalikan oleh pelanggan.

d)    Allowances: biaya-biaya yang berkaitan dengan konsesi pada pelanggan karena produk yang berada di bawah standar kualitas yang sedang diterima oleh pelanggan atau yang tidak memenuhi spesifikasi dalam penggunaan.

3.    Biaya Penilaian (Appraisal Costs), yaitu biaya-biaya yang berhubungan dengan penentuan derajat konformansi terhadap persyaratan kualitas (spesifikasi yang ditetapkan). Contoh dari biaya penilaian adalah :

a)    Inspeksi dan pengujian kedatangan material : biaya-biaya yang berkaitan dengan penentuan kualitas dari material yang dibeli, apakah melalui inspeksi pada saat penerimaan, melalui inspeksi yang dilakukan pada pemasok, atau melalui inspeksi yang dilakukan oleh pihak ketiga.

b)    Inspeksi dan pengujian produk dalam proses : biaya-biaya yang berkaitan dengan evaluasi tentang konformansi produk dalam proses terhadap persyaratan kualitas (spesifikasi) yang ditetapkan.

c)    Inspeksi dan pengujian produk akhir : biaya-biaya yang berkaiatan dengan evaluasi tentang konformansi produk akhir terhadap persyaratan kualitas (spesifikasi) yang ditetapkan.

d)    Audit kualitas produk : biaya-biaya untuk melakukan audit kualitas pada produk dalam proses atau produk akhir.

e)    Pemeliharaan akurasi peralatan pengujian : biaya -biaya dalammelakukan kalibrasi (penyesuaian) untuk mempertahankan akurasi instrumen pengukuran dan peralatan.

f)     Evaluasi stok : biaya-biaya berkaitan dengan pengujian produk dalam penyimpanan untuk menilai degradasi kualitas.

4.    Biaya Pencegahan (Prevention costs), yaitu biaya-biaya yang berhubungandengan upaya pencegahan kegagalan internal maupun eksternal, sehinggameminimumkan biaya kegagalan internal dan biaya kegagalan eksternal. Contoh dari biaya pencegahan adalah:

a)    Perencanaan kualitas: biaya-biaya yang berkaitan dengan aktivitas perencanaan kualitas secara keseluruhan, termasuk penyiapan prosedur-prosedur yang diperlukan untuk mengkomunikasikan rencana kualitas ke seluruh pihak yang berkepentingan.

b)    Tinjauan ulang produk baru (new product review): biaya-biaya yang berkaitan dengan rekayasa keandalan (reliability engineering) dan aktivitas-aktivitas lain yang terkait dengan kualitas yang berhubungan dengan pemberitahuan desain baru.

c)    Pengendalian proses: biaya-biaya inspeksi dan pengujian dalam proses untuk menetukan status dari proses (kapabilitas proses), bukan status dari produk.

d)    Audit kualitas: biaya-biaya yang berkaitan dengan evaluasi atas pelaksanaan aktivitas dalam rencana kualitas secara keseluruhan.

e)    Evaluasi kualitas pemasok: biaya-biaya yang berkaitan dengan evaluasi terhadap pemasok sebelum pemilihan pemasok, audit terhadap aktivitas-aktivitas selama kontrak, dan usaha-usaha lain yang berkaitan dengan pemasok.

f)     Pelatihan: biaya-biaya yang berkaitan dengan penyiapan dan pelaksanaan program-program pelatihan yang berkaitan dengan kualitas.

5.            Tujuan Biaya Kualitas

Biaya kualitas disusun oleh perusahaan atas dasar suatu tujuan yang melandasi hal tersebut. Hansen (2010) mengungkapkan tujuan biaya kualitas sebagai berikut:

1.    Memperbaiki danmempermudah perencanaan, pengendalian, danpengambilan keputusan manajerial.

2.    Memproyeksikan mengenai kapan biaya dan penghematan ituterjadi dandibuat.

Jadi, tujuan pembuatan biaya kualitas adalah untuk mempermudah proses keputusan manajemen. Selain itu juga, agar perusahaan dapat memproyeksikan kapan biaya terjadi, serta agar perusahaan dapat mengefisiensikan biaya. Dengan adanya tujuan biaya kualitas, perusahaan mengharapkan agar biaya kualitas dapat dipergunakan dengan baik.

6.            Teknik Pengendalian Kualitas

Salah satu cara atau teknik yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengendalian kualitas adalah dengan inspeksi. Gryna (2001) mengemukakan hal-hal yang berkaitan dengan inspeksi sebagai berikut: “Inspection and test include measurement of output and comparison to specified requirements to determine conformity.Inspection is performed for a wide purposes; e.g., distinguishing between good and bad product, determining whether the process is changing, measuring process capability, rating product quality, securing product design information, rating the inspectiors ’ accuracy, and determining the precisions of measuring instruments’”,

Perusahaan dapat melakukan inspeksi untuk setiap unit produk barang (100%) yang diproduksi maupun untuk sebagian produk barang yang diproduksi (sampel). Hal initergantung keputusan manajemen perusahaan maumemilih yang mana. Perlu diperhatikan bahwa meskipun inspeksi dilakukan 100%, hal ini tidak akan menjamin tidak ada produk berkualitas buruk yang terjadi. Penyebab lainnya adalah faktor manusia (human errors), dan kesalahan mesin yang mungkin terjadi dalam melakukan inspeksi.

7.            Hubungan Antar Jenis Biaya Kualitas

Secara garis besar, biaya pencegahan dan penilaian bersifat “sukarela” sementara biaya kegagalan internal dan eksternal bersifat “tidak sukarela” karena perusahaan bisa dipaksa untuk membayar biaya ini. Biaya pencegahan dan penilaian disebut cost of conformance(biaya kesesuaian), yaitu semua biaya yang dikeluarkan untuk memastikan produk atau jasa memenuhi kebutuhan konsumen. Sementara itu, biaya kegagalan internal dan eksternal disebut cost of nonconformance (biaya ketidaksesuaian).

Biaya kualitas sama dengan jumlah cost of conformancedan cost of nonconformance. Untuk menurunkan biaya kegagalan internal dan eksternal yang merupakan cost of nonconformance adalah dengan cara meningkatkan cost of conformance.Pada akhirnya total biaya kualitas akan lebih rendah (Hariadi, 2002).

8.            Perilaku Biaya Kualitas

Menurut para pakar kualitas, suatu perusahaan dengan program pengolalaan kualitas yang berjalan baik, biaya kualitasnya tidak lebih besar dari 2,5% dari penjualan. Setiap perusahaan dapat menyususn anggaran untuk menentukan besarnya standar biaya kualitas kelompok atau elemen secara individual, sehingga biaya kualitas total yang dianggarkan tidak lebih dari 2,5% dari penjualan.

Agar standar tersebut dapat tercapai, maka perusahaan harus mengidentifikasi perilaku setiap elemen biaya kualitas secara individual. Sebagianbiaya kualitas bervariasi dengan penjualan, namun sebagian lainnya tidak. Maka menurut Fandy, dkk (2000), agar laporan kinerja kualitas dapat bermanfaat:

1.    Biaya kualitas harus digolongkan ke dalam biaya variabel dan biaya tetap dihubungkan dengan penjualan.

2.    Untuk biaya variabel, penyempurnaan kualitas dicerminkan oleh pengurangan rasio biaya variabel. Pengurangan kinerja dapat menggunakan salah satu dari dua cara sebagai berikut:

a.    Rasio biaya variabel pada awal dan akhir periode tertentu dapat digunakan untuk menghitung penghematan biaya sesungguhnya, atau kenaikan biaya sesungguhnya.

b.    Rasio biaya yang dianggarkan dan rasio sesungguhnya dapat juga digunakan untuk mengukur kemajuan ke arah pencapaian secara periodik.

c.    Untuk biaya tetap, penyempurnaan biaya kualitas dicerminkan oleh perubahan absolut jumlah biaya tetap.

9.              Pandangan Terhadap Biaya Kualitas dan Jumlah Kesalahan

Pada dekade yang lalu, banyak manajer bisnis yang beranggapan bahwa peningkatan kualitas pasti dibarengi dengan peningkatan biaya, sehingga kualitas yang lebih tinggi berarti biaya yang lebih tinggi pula. Pandangan ini dipertanyakan oleh para pioneerkualitas. Juran meneliti aspek ekonomis dari kualitas dan menyimpulkan bahwa mamfaat kualitas jauh melebihi biayanya. Feigenbaum memperkenalkan Total QualityControl(TQC) dan mengembangkan prinsip bahwa kualitas merupakan tanggung jawab setiap orang.

Sementara Crosby mengajukan konsepnya yang terkenal, yaitu “qualityis free ”, maksudnya produk tidak boleh ada yang cacat atau rusak. Menurut Fandy,dkk (2000) ada tiga kategori pandangan yang berkembang di antara para praktisi mengenai biaya kualitas, yaitu sebagai berikut:

1.    Kualitas yang semakin tinggi berarti biaya yang semakin tinggi. Atribut kualitas seperti kinerja dan karakteristik tambahan menimbulkan biaya yang lebih besar dalam hal tenaga kerja, bahan baku, desain, dan sumber daya ekonomis lainnya. Manfaat tambahan dari peningkatan kualitas tidak dapat menutupi biaya tambahan.

2.    Biaya peningkatan kualitas lebih rendah daripada penghematan yang dihasilkan. Pandangan ini dikemukakan pertama kali oleh Deming dan dianut oleh para pemanufaktur Jepang. Penghematan dihasilkan dari berkurangnya tingkat pengerjaan ulang, produk cacat, dan biaya langsung lainnya yang berkaitan dengan kerusakan.

3.    Biaya kualitas merupakan biaya yang sebenarnya melebihi biaya yang terjadi bila barang atau jasa dihasilkan secara benar sejak saat pertama (exactly right the first time) produksi. Pandangan inidianut oleh para pendukung filosofi TQM. Biaya tidak hanya menyangkut biaya bahan langsung, tetapi juga biaya akibat kehilangan pelanggan, kehilangan pangsa pasar, dan banyak biaya tersembunyi lainnya serta peluang yang hilang dan tidak teridentifikasi oleh sistem akuntansi biaya.

Paradigma yang diungkapkan oleh Juran tersebut merupakan paradigma tradisional. Hal ini dikarenakan paradigma tersebut beranggapan bahwa kesalahan tidak dapat dihindari sehingga sangatlah mahal biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki semua kerusakan. Sebaliknya, TQM berpendapat bahwa zero defect seharusnya menjadi sasaran perusahaan. Perusahaan seharusnya menganalisis penyebab semua kesalahan dan mengambil tindakan untuk memperbaikinya.

Berdasarkan pendekatan tradisional, biaya terendah dicapai pada tingkat nonzero defect.Pendukung pandangan ini berpendapat bahwa biaya untuk mengatasi kesalahan meningkat dengan semakin banyaknya kesalahan yang terdeteksi dan berkurang apabila ada sedikit yang dibiarkan.

Sebaliknya, TQM berpendapat bahwa biaya terendah dicapai pada tingkat zero defect. Pendukung pandangan ini berpendapat bahwa meskipun kesalahan yang ada itu berjumlah besar, tetapi hal ini tidak memerlukan lebih banyak biaya untuk memperbaiki kesalahan yang terakhir tersebut dibandingkan dengan mengoreksi kesalahan yang pertama. Oleh karena itu, biaya total akan menurun terus sampai kesalahan terakhir diatasi. Dalam hal ini TQM berpendapat bahwa quality is free.