KOMUNIKASI NEGOSIASI

1. Pengertian Komunikasi

Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi, yaitu proses perpindahan (transfer) makna diantara anggota-anggotanya. Melalui transfer makna dari satu orang ke orang lain informasi dan ide dapat disampaikan. Tetapi, komunikasi tidak sekedar berarti transfer makna. Makna tersebut juga harus dimengerti. Jadi, komunikasi (communication) meliputi transfer maupun pemahaman makna (Robbins & Judge, 2009: 5).

Komunikasi adalah proses mengirimkan dan menerima pesan-pesan. Namun, komunikasi dianggap efektif hanya jika orang lain memahami pesan dengan benar dan memberikan respons sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Komunikasi yang efektif membantu pengirim pesan untuk mengatur dan memperbaiki arus atau hubungan kerja dalam bisnis, meningkatkan citra profesional dan memberikan berbagai manfaat penting lainnya. Dalam semua aktivitas tersebut, esensi dari komunikasi yang berhasil adalah berbagi (share) – dengan menyediakan data, informasi, dan pengetahuan untuk saling dipertukarkan yang akan menguntungkan berbagai pihak (Bovee and Thill, 2007: 4).

          2. Pengertian Negosiasi

Colquitt dalam bukunya Organizational Behavior menerangkan “Negotiations is a process in which two or more interdependent individuals discuss and attempt to come to an agreement about their different preferences” (Negosiasi adalah proses dimana dua atau lebih individu saling tergantung membahas dan mencoba untuk mencapai kesepakatan tentang preferensi yang berbeda) (Colquitt, 2011 dalam Nasir, 2013).

Sementara itu Phil Baguley dalam bukunya Teach Yourself Negotiating menjelaskan negosiasi adalah suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Begitu juga Robbins menjelaskan bahwa negosiasi adalah sebuah proses dimana dua pihak atau lebih melakukan pertukaran barang atau jasa dan berupaya untuk menyepakati nilai tukarnya (Robbins, et al, 2009: 190).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa negosiasi ialah proses interaksi dua pihak atau lebih yang masing-masing mempunyai tujuan berbeda, tetapi mereka berusaha melalui argumentasi dan persuasi untuk mencapai perjanjian secara kooperatif atau kompetitif.

Berdasarkan beberapa definisi negosiasi di atas, dapat disimpulkan bahwa negosiasi ialah proses perundingan dua pihak atau lebih untuk mendapatkan kesepakatan.

             2.1. Karakteristik Negosiasi

Negosiasi memiliki sejumlah karakteristik utama, yaitu (Nasir, 2013):

a.       Senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan – sendiri atau dalam kelompok.

b.      Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi.

c.       Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu – baik berupa tawar menawar (bargain) – maupun tukar menukar (barter).

d.      Hampir selalu berbentuk tatap-muka – yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh – maupun ekspresi wajah.

e.       Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi.

f.       Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

2.2. Macam-Macam Negosiasi

Negosiasi dapat terjadi dalam empat keadaan (Nasir, 2013): (1) saya kalah, anda kalah; (2) saya menang, anda kalah; (3) saya kalah, anda menang, dan (4) saya menang, anda menang. Kejadian nomor empat merupakan hasil negosiasi terbaik. Dari keempat keadaan tersebut dapat kita tarik dua macam kesimpulan, yaitu (a) kompetitif atau ditributif, yaitu suatu negosiasi yang menghasilkan ada pihak yang kalah dan ada pihak yang menang; (b) kooperatif atau integratif, yaitu negosiasi yang menghasilkan kemenangan (keuntungan) untuk pihak-pihak yang bernegosiasi.

 Berikut ini kami tampilkan perbedaan antara negosiasi kompetitif dan kooperatif:

  

Tabel 1:

Perbedaan Negosiasi Kompetitif dan Kooperatif

No.	Negosiasi Kompetitif	Negosiasi Kooperatif
1. 2. 3. 4.	Ada pihak yang kalah (ada pihak yang dirugikan) Minat kedua pihak bertentangan Strategi pemaksaan kehendak Individualistis	Semua pihak menang (saling menguntungkan) Minat kedua pihak ada kesamaan Strategi saling menghargai kehendak Kerja sama

a.      Negosiasi Menang-Kalah (Win-Lose)

Pandangan klasik menyatakan bahwa negosiasi terjadi dalam bentuk sebuah permainan yang nilai totalnya adalah nol (zero sum game). Artinya, apapun yang terjadi dalam negosiasi pastilah salah satu pihak aka n menang. Sedangkan pihak yang lainnya kalah. Disini, terdapat asumsi bahwa sumber daya yang tersedia terbatas, dan proses negosiasi adalah mekanisme untuk menentukan  siapa yang akan menerima sumber daya tersebut. Ini juga dikenal sebagai negosiasi distributif. Istilah ini mengacu pada proses membagi, atau “mendistribusikan”, sumber daya yang terbatas. Pendekatan menang kalah sering kali mewarnai sejumlah situasi negosiasi. Dalam organisasi, negosiasi menang-kalah cukup umum. Hal ini mewarnai sebagian proses tawar menawar material pabrik, seperti pembelian perlengkapan atau produksi bahan mentah. Negosiasi menang-kalah dapat dilihat di universitas dimana setiap fakultas berusaha menegosiasikan anggaran yang terbaik untuk dirinya sendiri, tentunya dengan mengorbankan anggaran fakultas lainnya. Sering kali terjadi, contoh yang paling bervariasi dari negosiasi distributif dalam organisasi adalah kasus-kasus yang terjadi antara tenaga kerja dan manajemen. Masalah-masalah yang berkaitan dengan gaji, keuntungan, situasi kerja, dan hal-hal terkait lainya dilihat sebagai sebuah konflik atas sumber daya yang terbatas.

b.       Negosiasi Menang-Menang (Win-Win Solution)

Pendekatan yang sama-sama menguntungkan, atau pendekatan integratif, dalam bernegosiasi memberikan cara pandang yang berbeda dalam proses negosiasi. Tidak seperti orientasi total yang sama dengan nol dalam pendekatan menang-kalah, negosiasi menang-menang adalah pendekatan penjumlahan positif. Situasi-situasi penjumlahan positif adalah pendekatan dimana setiap pihak mendapatkan keuntungan tanpa harus merugikan pihak lain. Ini tidak berarti bahwa setiap orang mendapatkan semua yang mereka inginkan, karena ini jarang terjadi. Tapi ini berarti bahwa sebuah kesepakatan yang dicapai membuat semua pihak yang terlibat berada dalam posisi yang lebih baik dibandingkan sebelumnya.

2.3. Langkah-Langkah Negosiasi

Langkah-langkah untuk mendapatkan kesepakatan dalam bernegosiasi menurut Mills (dalam Nasir, 2013) adalah RESPECT yang urainnya seperti ditunjukan pada tabel 2 berikut:

No.	Langkah	Kegiatan
1.	R (Ready) = menyiapkan diri	1)      Mengembangkan alternatif terbaik untuk disepakati dalam bernegosiasi 2)      Mengidentifikasi kepentingan sendiri 3)      Mengidentifikasi kepentingan pihak lain. 4)      Mendaftar, mengingat, menilai isu-isunya 5)      Mengadakan konsultasi dengan pihak lain 6)      Menetukan batas wewenang dan agenda kerja 7)      Menentukan tawaran pertama 8)      Memilih anggota tim, waktu, dan tempat bernegosiasi 9)      Merencanakan dan memilih taktik yang tepat.
2.	E (Explore) = Menjajaki kebutuhan satu sama lain	1)      Mengkomunikasikan posisi diri dan lawan 2)      Mengajukan pertanyaan tertutup dan tidak destruktif 3)      Merefleksikan perasaan pihak lain 4)      Menciptakan iklim nonverbal yang positif dan terbuka 5)      Mengungkapkan pembicaraan secara jelas dan percaya diri dengan bahasa yang asertif.
3.	S (Signal) = mengisyaratkan untuk melangkah	1)      Menjadi pendengar yang baik 2)      Membalas isyarat yang diterima 3)      Mengulangi isyarat yang tidak lengkap.
4.	P (Probe) = mencermati usulan-usulan	1)      Menggunakan usulan penentuan prioritas 2)      Mengemukakan persyaratan diri sendiri 3)      Menghindari dan penolakan usul 4)      Mengemas usulan agar dapat diterima
5.	E (Exchange) = mempertukarkan konsensi	1)      Menegaskan isu-isu secara menyeluruh 2)      Melakukan penawaran tinggi untuk “menjual” dan penawaran rendah untuk “membeli” secara realistis 3)      Menghindari konsensi besar lebih dahulu, namun mendukung semua konsensi dengan alasan yang tepat 4)      Mengubah isu jika ditemui jalan buntu.
6.	C (Close) = menutup transaksi	1)      Menentukan waktu dan titik batas terjadinya tawar menawar 2)      Mempertimbangkan penggantian negosiator atau menggunakan mediator jika terjadi kebuntuan 3)      Melakukan verifikasi terhadap yang sudah disepakati 4)      Menuangkan perjanjian tertulis.
7.	T (Tie Up) = mengikat ujung-ujung	1)      Memperkirakan perbedaan di masa yang akan datang 2)      Meninjau hasil.

2.4. Taktik dalam Negosiasi

Agar dapat mencapai hasil menang-menang atau menang-kalah, para pemimpin yang menjadi negosiator dapat menerapkan  beberapa taktik negosiasi (Ivancevich, et al.: 2006: 61). Beberapa taktik yang paling sering digunakan akan dibahas dibawah ini:

1.      Tim orang baik/orang jahat (good guy/bad guy)

Setiap orang yang telah membaca cerita atau menyaksikan film  detektif di televisi tentu sangat sering melihat taktik ini. Anggota tim yang berperan sebagai orang jahat akan mengajukan tawaran-tawaran yang ekstrem (yang sulit dan hampir tidak masuk akal) kepada pihak lawan sehingga apapun yang dikatakan oleh anggota tim yang ‘baik hati’ akan cenderung diterima oleh pihak lawan (tetapi kita tahu bahwa ini hanyalah sebuah trik. ‘orang jahat’ dan ‘orang baik’ itu bekerja sama untuk mencari konsesi yang paling baik).

2.      The Nibble

Taktik ini melibatkan dicarinya kesepakatan tambahan sesudah terjadinya persetujuan antara pihak-pihak  yang terlibat (mirip dengan pepatah ‘sedikit-sedikit lama menjadi bukit’). Sebagai contoh: seorang mahasiswa meminta ‘tambahan nilai’ untuk hasil ujiannya. Profesornya menyetujui dan menambahkan nilai si mahasiswa sebanyak tiga angka, dan setelah kesepakatan  dicapai, mahasiswa itu meminta nilainya ditambah ‘sedikit lagi’, inilah the nibble.

3.      Pemecahan masalah bersama-sama (joint problem solving)

Seorang pemimpin tidak boleh mengasumsikan bahwa dengan semakin banyaknya kemenangan yang didapatkan satu pihak, semakin banyak pula kekalahan yang diderita pihak yang lain. Alternatif-laternatif lainnya mungkin saja belum muncul. Sebagai contoh, dalam upayanya mengurangi panggilan masuk ke departemen sebuah perusahaan penghasil peranti lunak komputer, mungkin saja perancang situs perusahan tersebut dapat menambahkan halaman berisi jumlah daftar pertanyaan yang sering diajukan pada situs perusahaan tersebut. Ini akan menurunkan jumlah panggilan masuk dan karenanya akan mengurangi konflik yang terjadi antara departemen pelayanan dan departemen perancang situs perusahaan.

4.      Kekuatan persaingan (power of competition)

Para negosiator ulung menggunakan persaingan untuk membuat lawan bicaranya berpikir bahwa mereka tidak dibutuhkan. Anggaplah anda seorang pimpinan sebuah perusahaan layanan komputer. Seorang manajer dari sebuah perusahan yang menggunakan jasa perusahaan anda suatu kali mengancam bahwa kelompokna akan membeli layanan komputer dari pesaing bila perusahaan anda tidak memenuhi permintaan pihaknya (seperti menurunkan harga atau mempercepat waktu produksi). Pertahanan paling efektif terhadap taktik ini adalah menjaga objektivitas anda. Jangan terlalu cepat menuruti permintaan yang tidak masuk akal karena takut akan reaksi kelompok lain.

5.      Menawarkan  jalan tengah (splitting the difference)

Ini dapat menjadi teknik yang sangat berguna ketika dua kelompok menghadapi jalan buntu. Meski demikian, para pimpinan harus berhati-hati ketika kelompok lain terlalu cepat menawarkan suatu jalan tengah. Mungkin saja kelompok itu telah menerima lebih dari yang seharusnya.

2.5. Meningkatkan Efektivitas Negosiasi

Suatu model untuk meningkatkan efektivitas negosiasi ditemukan pada penelitian seorang praktisi manajemen berkebangsaan Belanda, Willem Mastenbroek. Walaupun model ini sangat komprehensif, fokus kuncinya terdapat pada empat aktivitas berikut (Ivancevich, et al., 2006: 62):

1.      Memperoleh hasil yang substansial

Ini mengacu pada aktivitas-aktivitas yang berfokus pada isi apa yang dinegosiasikan. Hasil-hasil yang diharapkan tidak akan dapat  tercapai apabila negosiasi-negosiasi tidak secara konstruksi difokuskan pada masalah yang sebenarnya. Proses pertukaran informasi mengenai tujuan-tujuan dan harapan setiap pihak dalam peroses adalah contoh jenis aktivitas ini.

2.      Mempengaruhi keseimbangan kekuasaan

Hasil akhir negosiasi-negosiasi hampir pasti terkait langsung dengan kekuasaan dan hubungan saling ketergantungan antara para negosiator. Tidak satu pun dari mereka berupaya meningkatkan kekuasaannya melalui dominasi, ataupun merespons penuh hormat setiap usaha yang dilakukan pihak lawan yang ditujukan untuk meningkatkan kekuasaan, mewakili cara yang paling efektif untuk dalam menghadapi isu kekuasaan. Membuat sedikit pergeseran kekuasaan melalui persuasi, fakta-fakta, dan keahlian hampir selalu lebih efektif.

3.      Meningkatkan iklim yang konstruktif

Ini terkait dengan aktivitas-aktivitas yang dirancang untuk memfasilitasi kemajuan, dengan cara meminimalkan kemungkinan ketegangan dan permasalahan antar pihak menjadi sesuatu yang mengganggu. Aktivitas-aktivitas spesifik dapat mencakup aktivitas memperhatikan opini-opini pihak dengan hormat, dan menunjukkan rasa humor. Berbeda pada sisi yang berlawanan mengenai sebuah masalah tidak berarti harus menunjukkan sikap bermusuhan secara pribadi.

4.      Mencapai fleksibilitas prosedur

Aktivitas-aktivitas ini memungkingkan seorang negosiator meningkatkan efektivitas negosiasi melalui peningkatan jumlah dan jenis opsi yang disediakan dalam negosiasi. Semakin lama seorang negosiator menyediakan pilihan yang beragam, kemungkinan dicapainya hasil yang diharapkan juga semakin besar. Contoh-contoh yang ada mencakup secara bijaksana memilih posisi awal, mengatasi beberapa isu secara bersamaan, dan menyediakan sebanyak mungkin alternatif yang dapat dipilih.