MAKALAH SIKLUS PENGGAJIAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sumber Daya Manusia merupakan faktor penting perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas perusahaan. Salah satu kewajiban perusahaan adalah Pemberian Gaji sebagai balas jasa perusahaan. Pemberian jasa ini merupakan proses yang dalam pelaksanaannya butuh suatu pengendalian yang memadai agar tidak terjadi penyimpangan.

Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut:

1.      Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.

2.      Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.

3.      Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayarkan gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.

Sedangkan untuk Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja. Untuk mengetahui lebih lanjut, kami akan membahas lebih dalam di pembahasan berikutnya.

B.  Rumusan Masalah

Dari Latar Belakang diatas, kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut :

1.      Apa arti Siklus Penggajian ?

2.      Apa saja tugas penggajian ?

3.      Aktivitas apa saja yang dilakukan pada siklus penggajian ?

4.      Apa saja fungsi dasar dari SIA pada siklus penggajian ?

5.      Bagaimana keterkaitannya dengan siklus Pengeluaran ?

6.      Bagaimana Job Description siklus Penggajian ?

7.      Dokumen apa saja yang dibutuhkan ?

8.      Apa saja Ancaman dan Pengendalian pada siklus Penggajian?

C.    Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan adalah sebagai berikut :

1.      Untuk mengetahui arti Siklus Penggajian !

2.      Untuk mengetahui tugas penggajian !

3.      Untuk mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan pada siklus penggajian !

4.      Untuk mengetahui apa saja fungsi dasar dari SIA pada siklus penggajian !

5.      Untuk mengetahui bagaimana keterkaitannya dengan siklus Pengeluaran !

6.      Untuk mengetahui bagaimana Job Description siklus Penggajian !

7.      Untuk mengetahui dokumen apa saja yang dibutuhkan !

8.      Untuk mengetahui apa saja Ancaman dan Pengendalian pada siklus Penggajian !

D.    Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan ini adalah untuk menambah wawasan Mahasiwa/I Universitas Pamulang mengenai siklus Penggajian perusahaan, baik perusahaan besar maupun home industry.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Siklus Penggajian

Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan Operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.

Tugas - tugas siklus penggajian :

1.      Merekrut & mempekerjakan karyawan

2.      Melatih 

3.      Memberikan tugas pekerjaan 

4.      Memberikan kompensasi  ( Penggajian )

5.      Mengevaluasi kinerja 

6.      Memberhentikan pegawai secara sukarela / dipecat 

Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output berupa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga menghasilkan output yang berupa Cek. Cek gaji dikirim untuk mentranfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 hal yaitu cek gaji dibuat secara periodik dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.

Aktivitas - aktivitas yang dilakukan pada sistem penggajian adalah :

1.      Perbarui file induk penggajian

Langkah ini digunakan untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian yang meliputi :

a.       Perekrutan

b.      Pemberhentian

c.       Perubahan tingkat gaji

d.      Perubahan dalam pengurangan diskresi 

Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat  pada waktunya dan ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya , namun catatan tentang pegawai  yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberapah laporan akhir tahun (termasuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun  terkait.  

2.      Perbarui tarif & pemotongan pajak 

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3.      Validasi data waktu dan kehadiran 

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untukmenggunakan teknologi informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.

4.      Mempersiapkan penggajian 

File data yang telah di urutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya di kurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih . Terakir yaitu daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak 

Daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan  sukarela untuk setiap pegawai.

5.      Membayar gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

6.      Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan koempensasi pegawai. banyak perusahan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi pengobatan dan konstribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.

7.      Keluarkan Pajak Penghasilan dan potongan lain - lain 

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

B.     Fungsi Dasar SIA pada Siklus Penggajian

3 fungsi dasar dari SIA pada siklus Penggajian adalah:

1.      Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

2.      Menjaga aset organisasi

3.      Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

C.    Hubungan (kaitan) antara Siklus Penggajian dengan Siklus Pengeluaran

Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :

1.      Petugas Absensi

2.      Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

3.      Karyawan

4.      Pemerintah

5.      Asuransi

6.      Bank

7.      Pimpinan

Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas :

1. Daftar absensi&lembur karyawan
2. Daftar gaji&lembur karyawan
3. Daftar Pajak Penghasilan Terutang
4. Daftar Asuransi dibayar dimuka
5. Slip Penggajian
6. Slip Pajak Penghasilan
7. Slip Asuransi
8. Laporan Penggajian

D.    Job Description Siklus Penggajian

Job Description Siklus Penggajian :

1.      Karyawan melakukan absen yang telah disediakan oleh HRD

2.      Lalu pada akhir bulan HRD mengumpulkan absen Karyawan

3.      HRD merekap absensi karyawan

4.      HRD menyerahkan rekapan absen tersebut kepada bagian keuangan

5.      Bagian Keuangan menghitung jumlah yang akan dibayarkan kepada karyawan, mulai dari perubahan gaji hingga berkurang atau bertambahnya karyawan

6.      Bagian Keuangan tidak lupa juga untuk memotong pph pasal 21 orang pribadi

7.      Setelah perhitungan selesai, bagian keuangan menyerahkan laporan penggajian kepada Direktur untuk mendapat persetujuan.

8.      Setelah mendapat persetujuan, bagian keuangan menyerahkan uang ke bank untuk di transfer ke masing-masing rekening karyawan.

9.      Lalu muncullah slip gaji

E.     Dokumen pada Siklus Penggajian

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengajian adalah:

1.       Dokumen pendukung perubahan gaji

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2.       Kartu jam hadir

Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.

3.       Kartu jam kerja

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke Bagian gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Seperti  telah saya sebutkan di atas, catatan waktu kerja ini harus diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informosi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk tiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik, mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.

4.       Daftar gaji

Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran. untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya

5.       Rekap daftar gaji

Merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang berangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

6.       Surat pernyataan gaji

Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincion gaji don upoh gang' diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.

7.       Amplop gaji

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8.       Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah

F.     Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah:

1.       Jurnal umum

Dalam pencatatan, gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untukmencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahan.

2.       Kartu harga pokok

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3.       Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk. mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

4.       Kartu penghasilan

Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterime oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh posal 21 yang menjadi beban tiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahny sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang, lain.

G.    Laporan

Laporan yang dihasilkan dari sistem penggajian dan pengupahan ini adalah :

1.      Laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya perdepartemen.

H.    Ancaman dan Pengendalian

Proses/ Aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pengontrakan atau perekrutan karyawan	1.      Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk 2.      Pelanggaran hukum ketenagakerjaan	Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi, dan riwayat hidup. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan; pelatihan perkembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan
Pemrosesan Penggajian	Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi. Data waktu yang tidak akurat Pemrosesan penggajian yang tidak akurat 6.      Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan	Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian dan distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan. Otomatisasi pengumpulan data; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data waktu kerja Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya; rekening kliring penggajian; tinjauan peraturan IRS. Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji yang tidak diklaim; akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji; penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian, yang dipelihara sebagai dana tetap.
Umum	Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi Kinerja yang kurang baik	Prosedur pembuatan cadangan; rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis; enkripsi data Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat

  

Keterangan flowchart penggajian:

1.      Karyawan

Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD.

Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.

2.      PSDM/HCD

Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi, rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan.

PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang.

3.      Bagian Keuangan

Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

4.      Pimpinan

Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan

Keterangan flowchart lembur:

1.      Manajer

Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer.

Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian keuangan sebanyak 2 rangkap.

Manajer menerima Laporan penggajian lembur karyawan yang divalidasi lalu dijadikan arsip.

2.      Bagian Keuangan

Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji lembur 3 rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip.

Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar kedua diberikan ke karyawan beserta dengan uang.

3.      PSDM/HCD

Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian keuangan, lembar kedua sebagai arsip.

4.      Karyawan

Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip.

Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi beserta uang dari Bagian Keuangan.

BAB II

KESIMPULAN

A.    Kesimpulan

Gaji merupakan bagian kompensasi – kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan kepada karyawannya sebagai balas jasa dan bagi karyawan gaji merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan gaji merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi.

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang pada umumnya dibayarkan secara tetap perbulan.

DAFTAR PUSTAKA

http://teebriz.blogspot.com/2012/04/siklus-penggajian-dan-upah.html?m=1 diakses pada tanggal 8 Agustus 2015

http://semuatugaskuliah.blodspot.com/2013/01/audit-terhadap-siklus-penggajian-dan_1999.html?m=1 diakses pada tanggal 8 Agustus 2015